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    高效清單工作法：聰明人的無壓時間管理手冊

    To-Do List Formula: A Stress-Free Guide to

    Creating To-Do Lists That Work!

    (美)達蒙·扎哈里亞德斯(Damon Zahariades) 著

    胖子鄧 譯

    ISBN：978-7-111-63524-6

    本書紙版由機械工業(yè)出版社于2019年出版，電子版由華章分社(北京華章圖文

    信息有限公司，北京奧維博世圖書發(fā)行有限公司)在中華人民共和國境內(nèi)(不包括

    中國香港、澳門特別行政區(qū)及中國臺灣地區(qū))制作與發(fā)行。

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    前言

    第1章 待辦事項清單：你需要用它做什么

    第2章 生產(chǎn)率悖論：待辦事項清單如何阻礙你的成功

    第3章 為什么你沒能完成待辦事項清單

    1.你誤解了待辦事項清單的目的

    2.你忽略了設(shè)定截止日期

    3.你的清單太長了

    4.你的清單充滿了變數(shù)

    5.你給自己留了太多選擇

    6.你未曾意識到為任務(wù)添加場景

    7.你的任務(wù)被定義得過于寬泛

    8.你的任務(wù)不符合特定目標

    待辦事項清單掌握程度：自我測評

    消極情緒如何影響你的工作效率

    第4章 10種最常用的待辦事項清單法

    1.“事無巨細”清單

    2.“任務(wù)+開始日期+截止日期”清單3.待辦事項清單“兩人組”：主任務(wù)清單+每日任務(wù)清單

    4.“3+2”法

    5.“1-3-5”法

    6.基于項目的清單法

    7.3-MIT法

    8.“便利貼”法

    9.“四象限”法

    10.GTD法

    第5章 如何創(chuàng)建完美的待辦事項清單

    第1步：從任務(wù)中分離出當前任務(wù)

    第2步：根據(jù)期望的結(jié)果確定任務(wù)

    第3步：將項目分解為單個任務(wù)

    第4步：設(shè)定每個任務(wù)的截止日期

    第5步：將當前任務(wù)的數(shù)量限制為7個

    第6步：按項目、類型和地點組織任務(wù)

    第7步：“修剪”多余的任務(wù)清單

    第8步：估算完成每項任務(wù)所需的時間

    第9步：使用主動動詞引導(dǎo)每項任務(wù)

    第10步：注意哪些任務(wù)會受到他人的影響第6章 如何維護待辦事項清單系統(tǒng)

    技巧1：建立“微任務(wù)”批處理清單

    技巧2：保持警覺，不被任務(wù)壓垮

    技巧3：按場景定義待辦事項清單

    技巧4：進行每周回顧

    技巧5：更新你的目標清單

    技巧6：避免在方法論上猶豫不決

    技巧7：構(gòu)建適合你的系統(tǒng)

    技巧8：保持一致

    從“高效”軌道上掉下來怎么辦

    第7章 計算機還是紙和筆：你應(yīng)該哪種工具創(chuàng)建清單

    使用紙和筆的情況

    在線存儲待辦事項清單的情況

    第8章 如何將日歷整合到待辦事項清單中

    第9章 什么是“已完成清單”(以及你需要保留它嗎)

    如何創(chuàng)建已完成清單

    第10章 關(guān)于有效待辦事項清單的一點看法

    譯后記前言

    待辦事項清單(to-do list)[1]是如今用起來最簡單的一種任務(wù)管理方法，但

    它也令成千上萬的使用者感到挫敗，你可能就是其中一位。

    如果你感到挫敗，這絕不是你的錯。首先，很少有人接受過正式的關(guān)于“如何

    創(chuàng)建待辦事項清單”的訓(xùn)練。在學(xué)校里，它也基本沒有被教授過；等到我們進入職

    場后，自然就都靠著糟糕且無效的方法來工作。

    其次，如果沒有進行過系統(tǒng)訓(xùn)練，你使用的任務(wù)管理方法，可能反而會破壞你

    完成任務(wù)的效率。我把這種情況稱為“生產(chǎn)率悖論”，這一點將在稍后詳細討論。

    “生產(chǎn)率悖論”造成的結(jié)果是災(zāi)難性的。

    缺乏合適的任務(wù)管理方法，我們的生活很容易失控。面對許多接近截止日期的

    重要項目[2]，我們的壓力將一路飆升；與此同時，新任務(wù)不斷涌入，搶占著我們的

    注意力資源。我們將會感到不知所措，因為清單已經(jīng)超出了我們能力可及的范圍。

    這就是那些感到挫敗的清單使用者的日常。

    這也正是我寫作本書的原因。我在書中將向你介紹如何管理任務(wù)并創(chuàng)建清單，最終幫助你完成重要的工作。學(xué)會了這個技能，你的大部分壓力就會消失。

    這是一本簡短易懂的書，它的目標是幫助你盡快采取行動�！氨M快行動”才是

    最重要的。你可能是因為感到被一堆任務(wù)、項目和承擔(dān)的責(zé)任所吞沒，而開始閱讀

    本書。書中的任務(wù)管理方法將幫助你重新掌控工作和生活，走在時間的前面。

    這不是一本應(yīng)該閱過即焚或者束之高閣的書，而是一本需要反復(fù)閱讀和應(yīng)用的

    書。但不用擔(dān)心，書中內(nèi)容的組織和編寫方式?jīng)Q定了它易于快速閱讀。你也可以選

    擇只閱讀你認為重要的部分。

    具體如何應(yīng)用由你自己決定。

    本書介紹的并不是某種單一、完美、適用于所有人的任務(wù)管理方法。相反，它

    的目標是幫助你找到適合自己工作流程的最優(yōu)方法。我將介紹目前最常用的幾種清單制作法。每種都既包含有用的功能，又包含值

    得注意的缺陷。在討論了這些制作法之后，我將介紹如何創(chuàng)建有效的清單，并帶你

    一步一步地完成整個過程。

    在本書的最后，我們將討論如何使這份清單良好、持續(xù)地運行，日復(fù)一日地為

    你提供完美指引。我鼓勵你采用適合自己的策略，而不是別人的策略。

    正如我在其他書中也強調(diào)的，只有你才是你這艘船的船長。我只是提供地圖并

    提出可行的建議，而你才是整個航程的執(zhí)行者。

    最后一點是……不要被本書的目錄嚇倒。書中的內(nèi)容已被我精心整理過，因此你

    可以輕松地找到對你來說影響最大的部分。你不必全部閱讀，可以選擇閱讀你感興

    趣的部分，其他部分留待以后再讀。

    當然，如果你在任務(wù)管理方面感到完全不知所措，我建議你從頭到尾閱讀本

    書。你將理解為什么自己的任務(wù)管理方法會失�。荒氵�能學(xué)到如何改變才能按時完

    成任務(wù)，從而減輕壓力，并在日常生活中體驗更多的快樂。

    當你閱讀完本書時，你學(xué)到的不僅是創(chuàng)建一份“應(yīng)該做什么”的任務(wù)清單。這

    份清單實際上會幫助你完成任務(wù)——那些真正重要的任務(wù)。你不再需要與慢性壓力

    和自我愧疚做斗爭，而是可以享受輕松、無壓力的工作時間。

    你即將開始學(xué)習(xí)如何創(chuàng)建清單，而這將徹底改變你在辦公室和家中的工作方

    式。

    準備好了嗎？讓我們開始吧。

    [1] 為方便閱讀，本書后面提到的“任務(wù)清單”和“清單”均指“待辦事項清

    單”。

    [2] project，多為包含多任務(wù)、有特定目的、要在一定時間內(nèi)完成的某一活動。

    ——譯者注第1章 待辦事項清單：你需要用它做什么

    一份高效的待辦事項清單將協(xié)助你完成以下事情。

    第一，它可以幫你掌控工作進程——它會告訴你需要做什么，以及什么可以放

    在后面做。一種好的任務(wù)管理法會使工作進程不那么混亂。

    第二，你不至于錯過任務(wù)的截止日期。一份合適的待辦事項清單，將幫助你根

    據(jù)任務(wù)的重要性和緊迫性設(shè)定當天必須完成的事。你能依照清單把時間和精力都投

    入到最有價值的地方。

    第三，待辦事項清單將確保你在正確的時間處理正確的任務(wù)。你能篩選出緊急任務(wù)，并在時間允許的情況下完成那些不太緊急的任務(wù)。你不至于感到不知所措，而是感覺自己能夠掌控生活，從而避免焦慮。

    第四，你將避免浪費寶貴的時間去處理“看上去的危機”。清單將使你根據(jù)項

    目的緊急程度來明確目前需要處理的工作是什么。在清單協(xié)助你的同時，你也將學(xué)

    會依靠它來管理自己的時間。一份好的清單將防止你對看起來像危機事件的項目做

    出過度反應(yīng)。你會根據(jù)當前的工作量評估每種情況，做出“應(yīng)該做什么”的合理決

    定。

    值得注意的是，只有少數(shù)“危機事件”屬于真正的緊急情況，它們中的大多數(shù)

    來源于我們情緒上的過度反應(yīng)。如果清單有效地消除了這種情緒，你便可以做出最

    佳決策，從而最大限度地提高自己的效率。

    第五，一份合理的待辦事項清單將幫助你在更短的時間內(nèi)完成盡可能多的工

    作。更重要的是，你將完成那些真正要做的事。提高工作效率不僅僅意味著一長串

    任務(wù)的完成，而且有更高的使命：它將幫助你專注于實現(xiàn)高價值目標的任務(wù)，而不

    是讓你一直處于忙碌的狀態(tài)。

    第六，待辦事項清單將大大減輕你的壓力。正如第二點講到的，你不至于錯過

    任務(wù)的截止日期，也就不會因此經(jīng)歷持續(xù)的、令人不快的壓力。你也將避免因為所

    謂的“危機”而分心，也就能夠感到對任務(wù)的控制在不斷增強。你將專注于那些高

    價值任務(wù)，確保以最有效的方式度過每一天。

    第七，一份設(shè)計合理的待辦事項清單將提高你的注意力。當我們談到完成任務(wù)

    時，需要關(guān)注“我們是如何完成的”。如上所述，清單將展示你在哪里無意義地消

    磨了時間。你將知道哪些任務(wù)優(yōu)先于其他任務(wù)，哪些任務(wù)值得你立即投入時間和精

    力。在這樣持續(xù)的訓(xùn)練之中，你可以專注于完成重要的工作，而不是將時間浪費在

    微不足道的活動上。

    第八，一份好的待辦事項清單將消除拖延任務(wù)造成的挫敗感和內(nèi)疚感。它將幫

    助你更聰明地工作，并讓你設(shè)立更長期和宏大的目標。你將專注于更有意義的項

    目，在每天結(jié)束時獲得真正的成就感。

    在下一章中，我們將討論“生產(chǎn)率悖論”：當前的清單會如何阻礙你更好地完成任務(wù)。第2章 生產(chǎn)率悖論：待辦事項清單如何阻礙你的成功

    讓我們一起來看看以下這四個數(shù)字(這些數(shù)據(jù)來自任務(wù)管理App——

    iDoneThis)。

    ·41%：有41%的待辦事項永遠不會完成。

    ·50%：已完成的待辦事項有50%是在一天內(nèi)完成的。

    ·18%：已完成的待辦事項有18%是在一小時內(nèi)完成的。

    ·10%：已完成的待辦事項有10%是在一分鐘內(nèi)完成的。這些數(shù)字告訴我們什么？

    第一，這表明許多待辦事項清單是無效的。超過40%的任務(wù)從未完成，這意味

    著將近一半的任務(wù)被轉(zhuǎn)移到了第二天，無限期推遲或完全丟棄——這顯然不是有效

    的任務(wù)管理應(yīng)有的樣子。

    第二，我們可以看到絕大部分事項很快就完成了，有些甚至在幾分鐘內(nèi)就完成

    了。這表明許多人的清單未能指定單項任務(wù)完成所需的時間，或者傾向于選擇看起

    來容易做的任務(wù)。待辦事項清單最根本的用途是規(guī)劃我們的時間，為我們的任務(wù)排

    出優(yōu)先級，但許多人在使用的時候并沒有解決這方面的問題。大量的待辦事項在幾

    分鐘后就被我們從清單中劃掉，在這些待辦事項中少有正確或是重要的工作。除了

    給我們帶來虛假的成就感以外，很難看到這樣的任務(wù)安排有什么額外的價值。

    第三，這些數(shù)據(jù)告訴我們，許多清單都太長了。任務(wù)負擔(dān)過重會帶給我們過多

    的壓力，連我們自己也清楚地意識到，完成清單中的每個項目是近乎不可能的——

    于是最終被迫放棄它們。

    數(shù)據(jù)表明，大多數(shù)人都無法完成自己待辦事項清單中的每個項目。根據(jù)

    iDoneThis的數(shù)據(jù)，41%的待辦事項永遠不會完成；另一項領(lǐng)英的調(diào)查則顯示，近

    90%的專業(yè)人士承認他們沒有定期完成任務(wù)清單。

    第四，上述數(shù)據(jù)表明，許多人是在沒有清楚掌握自己的日程安排和時間可用性

    的情況下處理任務(wù)的。41%的任務(wù)未完成，這意味著如果通過任務(wù)完成率來衡量我

    們的效率，那么許多人使用待辦事項清單并沒有太多有意義的收獲。

    讓我們總結(jié)一下這個“生產(chǎn)率悖論”究竟是什么。我們期待創(chuàng)建待辦事項清單

    以幫助我們組織任務(wù)、管理時間并完成工作。但如果我們錯誤地理解了待辦事項清

    單的內(nèi)涵，依賴于錯誤構(gòu)思的任務(wù)管理法，便會在無意中破壞創(chuàng)建的清單，最終要

    么繼續(xù)掙扎著列出所有的待辦事項，要么徹底放棄使用這種方法。

    這樣做無疑會損害我們的效率。我們最終獲得的成就將會更少而不是更多。

    在下一章中，我們將一起仔細研究待辦事項清單為什么會失效。如果你沒有接

    受過正式的任務(wù)管理培訓(xùn)，那么你所列的清單很可能會阻礙你成為高效率的人。第3章 為什么你沒能完成待辦事項清單

    在理想的情況下，你應(yīng)該在每天結(jié)束時完成出現(xiàn)在清單中的所有項目。如果你

    遇到了困難，請仔細閱讀本章。

    在這一章里，我將說明大部分人未能完成待辦事項清單的8個常見癥結(jié)。這之中

    任何一個都可能破壞你的工作效率并阻礙你按時完成任務(wù)。1.你誤解了待辦事項清單的目的

    讓我們來思考這個問題：為什么要創(chuàng)建待辦事項清單？或者說，你希望用它們

    完成什么？

    大多數(shù)人會回答：“我想把事情做好�！钡�遺憾的是，這不是設(shè)計合理的待辦

    事項清單的用途。

    待辦事項清單主要是幫助你組織任務(wù)和項目，并突出最重要的內(nèi)容。它可以讓

    你把腦海中所有可能被忽視的任務(wù)提取出來。通過將它們一一寫下、羅列起來，你

    可以得到一張“我要做什么”的藏寶手冊：你將獲得關(guān)于優(yōu)先級最靠前的那些任務(wù)

    的概覽。

    當你在清單中列出任務(wù)后，管理清單上的任務(wù)比從你腦海里任意提取沒有章法

    的任務(wù)要更容易和高效。你可以根據(jù)“我需要完成什么”來輕松組織自己要做的任

    務(wù)，并相應(yīng)地計劃自己的一天。僅此一項就能夠大幅提升你對于重要事項的專注能

    力。

    大多數(shù)人都誤解了清單的功能。他們認為清單就是幫助他們一一列出每項任務(wù)

    的一種工具。其實不然。一份可靠的清單會將你的注意力吸引到真正要做的工作

    上，防止你轉(zhuǎn)向那些不太重要的項目。

    待辦事項清單不應(yīng)該成為確保你完成所有工作(尤其是那些瑣碎不重要的事)

    的工具，它需要做的是確保你完成那些真正要做的事情。

    理解待辦事項清單能幫你做什么很重要。如果你誤解了它，那么你將無效而且

    過度地創(chuàng)建和使用它們，而最終清單也會阻礙你的效率提升。

    在本書后面的章節(jié)中，我將向你詳細介紹如何創(chuàng)建符合自己需求的清單。當

    然，你需要修改我給出的方法以適應(yīng)個人獨特的工作流程和偏好。但是你會發(fā)現(xiàn)，構(gòu)建高效清單的基本原則是普遍適用的。2.你忽略了設(shè)定截止日期

    沒有截止日期的待辦事項清單只能被稱為愿望清單。沒有最后期限，我們就會

    無所作為。

    截止日期不只是強加緊迫感，它能幫助我們根據(jù)完成任務(wù)和項目所需的時間來

    確定任務(wù)和項目的優(yōu)先級。另外，它也會刺激我們?nèi)バ袆印?br/>
    請考慮一下：如果沒有還款日，你會多快還清信用卡的賬單？你會多快支付汽

    車牌照費？像大多數(shù)人一樣，你多半會無限期地推遲這兩項任務(wù)。

    當人們創(chuàng)建清單并忽略為每項任務(wù)設(shè)定截止日期時，會出現(xiàn)同樣的結(jié)果。面對

    沒有最后期限的任何規(guī)劃時，我們的動力很小。沒有動力，我們便什么都做不到。

    隨著時間的推移，未完成的任務(wù)越來越多，長此以往，清單將變得無法掌控。

    大多數(shù)人都在拖延中掙扎。即使你是那種會設(shè)法遏制拖延的人，也必須時時保

    持警惕，以免這種習(xí)慣重新回到你的生活中。

    設(shè)定截止日期是戰(zhàn)勝拖延的關(guān)鍵。它激勵我們采取行動并完成任務(wù)。它們還有

    助于我們衡量時間管理工作的有效性。如果我們一直按時完成重要的事情，我們

    就“被迫”去做了該做的事情。

    另外很重要的一點是，截止日期還有助于我們決定在何時花費有限的時間和精

    力。我們總會在不同的任務(wù)中選擇，無論手里的任務(wù)是什么，總是會有比完成它們

    所需時間更多的任務(wù)在排隊。截止日期有助于我們?nèi)ニ伎己鸵?guī)劃，根據(jù)需要完成的

    目標，在任務(wù)之間進行選擇。

    回想一下帕金森定律：“工作總是會令你忙到你的時間不夠用為止�！比绻�你

    主動不為自己的待辦事項設(shè)定一個截止日期，那么這些事就必定一直留在你的清單

    上。3.你的清單太長了

    我說的太長的清單，是指那些似乎永遠不會結(jié)束的日常任務(wù)清單。它們一直在

    繼續(xù)，包含許多日常的事務(wù)。

    這些清單在許多方面都適得其反。第一，它們分散注意力。因為它們給出了太

    多選擇，而每個選項都會把你的注意力從最重要的工作上移開。

    第二，它們是不現(xiàn)實的。太長的清單最終會達到無法管理的程度。你無法做完

    所有瑣碎的事情，因為它們實在是太多了。

    第三，它們令人沮喪。如果你列出的清單幾乎等于一份“今日無法完成的任務(wù)

    清單”，那么一次又一次這樣的經(jīng)歷，可能會破壞你的動力。

    第四，它們變相地鼓勵你拖延。由于未能日復(fù)一日地完成你的待辦事項，隨著

    時間的推移，你將失去驅(qū)動力或推動力，慢慢忘掉及時完成任務(wù)才是最根本的目

    的。一天中，你能用來處理所列工作的時間是有限的。因此，你應(yīng)該設(shè)定待辦事項

    清單的范圍以適應(yīng)這些限制條件。如果你只有四個小時的時間，那么請確保清單中

    的項目可以在四個小時內(nèi)完成。否則，列出太長的清單讓自己品嘗失敗的滋味，這

    并不能產(chǎn)生什么價值。

    許多人把想要完成的每項任務(wù)都儲存在大腦中，大腦中就像有一份可以持續(xù)變

    長的清單，所有任務(wù)都被記錄在其中�？蓡栴}在于，他們忽略了對這些任務(wù)進行分

    類，例如根據(jù)背景、優(yōu)先級和緊迫性的不同將它們放在不同的清單中。這些任務(wù)會

    保留在“大腦寄存器”上，每天都向你發(fā)出滾動提醒，告知你需要完成的所有工

    作。

    這是一種糟糕的任務(wù)管理方法。它只會隨著你每天添加越來越多的新任務(wù)，變成一份超長而冗余的清單。4.你的清單充滿了變數(shù)

    如果你只是把大腦中儲存的待辦事項寫進清單，那么你將一直在收集超大范圍

    中的各種任務(wù)：需要3分鐘就可以完成的任務(wù)和需要3周才能完成的任務(wù)被列在一

    起；高優(yōu)先級任務(wù)被列在低優(yōu)先級任務(wù)的旁邊(而且可能無限期地被放在后面)。

    你還可能在清單中找到大量毫無關(guān)聯(lián)的任務(wù)。

    換句話說，在這樣的清單中，各種任務(wù)之間沒有聯(lián)系。

    這種方法會產(chǎn)生嚴重的后果。第一，面對一長串可能的選擇，你可能會因為不

    采取行動而陷入“癱瘓”的狀態(tài)，或者被迫做一些低性價比的活動，例如查看

    Facebook消息。這就是心理學(xué)家巴里·施瓦茨(Barry Schwartz)所說的“選擇的

    困惑”：如果我們擁有的選擇越多，那么在這些選擇之間做出決定的能力就越差，我們所面臨的焦慮就越多。

    任務(wù)清單中存在太多變數(shù)的第二個后果是，你需要更長時間才能完成任務(wù)。無

    論你是因猶豫不決而“癱瘓”，還是將Facebook視為避免在多種選擇之間做出選擇

    的方式，最終都會浪費寶貴的時間——而這顯然會降低效率。

    第三，待辦事項清單中的過多變數(shù)會增加你的壓力水平。你更容易分心，而這

    意味著你的工作效率也會隨之降低。你無法選擇應(yīng)該處理哪項任務(wù)，進而你的時間

    管理能力也遭到了破壞。因此，你沒有多少時間來完成重要項目，這迫使你更加努

    力地在截止日期前完成工作。由于可用時間較短，你更有可能錯過最后期限，而這

    可能會引發(fā)你的內(nèi)疚、羞恥和沮喪感。

    以上這些情況會導(dǎo)致你的壓力飆升。反過來，這將使你更難有精力去做那些真

    正值得驕傲的高質(zhì)量工作，并且更難以按時完成這類高消耗的工作。

    但好消息是，一旦你知道如何創(chuàng)建有效的清單，就可以輕松避免上述問題。我

    將在本書的后面章節(jié)向你展示這些步驟。5.你給自己留了太多選擇

    這種情況與任務(wù)的變數(shù)過多密切相關(guān)。由于太多的選擇潛在地影響了大腦如何

    做出決定，所以這一點還是值得單獨一提的。

    每天早上醒來時，和我們一起蘇醒的還有一定量的認知資源。在我們做決定

    時，這些認知資源就會被快速地消耗掉，所有簡單或復(fù)雜的決定都會造成一定的認

    知損耗。

    這也是我們能在早晨多種選擇之間輕松選擇的原因。例如，你應(yīng)該在早餐時吃

    華夫餅、雞蛋還是麥片？在這個決定中，你通�？梢噪S意使用完整的認知資源。然

    而，在一天結(jié)束時，即使是最簡單的選擇也似乎變得很難。你應(yīng)該去健身房、看電

    視，還是和你的伴侶進行有意義的交談？你可能很累，對應(yīng)的認知資源也很少。因

    此，你做出理性決策的能力就會被削弱。

    這被稱為決策疲勞。在這種狀態(tài)下，你無法做出正確的決策，因為做了一天的

    決策后，你的頭腦已經(jīng)疲憊不堪了。換句話說，你的認知資源已經(jīng)耗盡，大腦的任

    務(wù)處理器燒得冒煙了。

    理解“決策疲勞”對我們來說很重要，因為它決定了我們在不同任務(wù)之間分配

    時間的能力。認知資源耗盡的時候，我們會變得不那么理性、不那么專注，也不太

    能控制自己的沖動。因此，我們更傾向于選擇能夠提供即時滿足的活動，而不是那

    些對我們來說更有價值的活動(當然，更有價值的活動也需要更多的認知努力)。

    在一天結(jié)束時，出現(xiàn)決策疲勞的我們更有可能選擇看電視，而不是選擇健身

    房。我們更有可能拿起一袋薯片而不是自己準備沙拉或煎牛排。我們傾向于選擇最

    輕松的道路。

    存在太多選項的清單會加劇這種情況。它們迫使你做出關(guān)于需要處理哪些任務(wù)

    的非必要決定。如上所述，每個決定都會侵蝕你的認知資源，并增加你的決策疲

    勞。這最終導(dǎo)致了一種被稱為“決策逃避”的困境。面對太多選擇，你會避免從中

    挑選，因為這樣做需要太多心理上的努力。相反，你會花費寶貴的時間查看電子郵

    件，訪問Facebook或看新聞，所有這些都是在試圖逃避一件事——決定真正應(yīng)該做的事。

    陷入“決策逃避”的結(jié)果可想而知：你的工作效率將直線下降，待辦事項(包

    括那些重要事項)也未能完成。6.你未曾意識到為任務(wù)添加場景

    大多數(shù)清單最大的劣勢之一就是缺乏任務(wù)的背景。任務(wù)被寫下來，但是關(guān)于完

    成它所需的時間、優(yōu)先級以及它在完成某件事的過程中所起的作用，你未做任何標

    示。

    沒有這樣的背景信息，你自然很難知道哪些任務(wù)需要立即關(guān)注。事實上，你都

    沒法根據(jù)自己的實際情況判斷能否完成特定任務(wù)。

    如果你不知道需要多長時間才能完成這項任務(wù)、它有多重要，以及它如何與某

    個大目標相關(guān)聯(lián)，你又怎么知道是否應(yīng)該繼續(xù)努力呢？如果你不知道是否需要獲取

    某些資源來處理該任務(wù)，你又怎么能知道是否可以在某個特定時間去完成它呢？

    你無法知道。

    因此，沒有提供任務(wù)場景的清單常常是無效的。它們總是弊大于利——它們不

    會促使你處理最重要的任務(wù)，而是會讓你浪費時間在并不適合當前情況的任務(wù)上。

    假設(shè)你的清單包含“給我的會計師打電話”這樣一項任務(wù)，而它并沒有提供相關(guān)的

    優(yōu)先級信息，那么你是需要今天打電話給會計師還是等到下周？同樣，它也沒有提

    供關(guān)于電話可能持續(xù)多長時間的信息。那么，你是需要幾分鐘的時間還是要聊上一

    個小時？另外，你是要詢問會計師有關(guān)資產(chǎn)注銷的潛在問題，還是想探討建立殼公

    司的利弊？

    在不知道其細節(jié)的情況下，我們難以決定是否處理待辦事項，這就是問題的關(guān)

    鍵所在。

    創(chuàng)建缺乏場景的任務(wù)清單，你最終會得到難以選擇的選項。結(jié)果是什么呢？你

    的清單變成了對未解決和未完成事件的持續(xù)記錄，而不是對你需要完成的事件的記

    錄。7.你的任務(wù)被定義得過于寬泛

    之所以出現(xiàn)被寬泛定義的任務(wù)，問題在于它們的范圍太大了。因為缺乏明確的

    起點和終點，所以我們根本沒有辦法衡量任務(wù)做得究竟成不成功。

    假設(shè)清單中的一項任務(wù)是“構(gòu)建網(wǎng)站”。這一任務(wù)就被定義得過于寬泛了：建

    立一個網(wǎng)站涉及幾個步驟，后面的步驟在其他步驟完成之前無法執(zhí)行。你需要保留

    域名、查找Web主機、創(chuàng)建主機賬戶、將域名服務(wù)器指向主機服務(wù)器、安裝

    Wordpress、安裝主題、安裝Wordpress插件……

    換句話說，這個寬泛意義的待辦事項實際上是一個由眾多任務(wù)組成的完整項

    目。

    如果這個項目出現(xiàn)在我的清單上，那么因為沒有列出各項任務(wù)，所以我會不知

    道如何開始，也就自然會傾向于拖延。在這種情況下，這個項目會一直待在我的清

    單中，而我的焦慮與日俱增，因為我在這件事上沒有取得任何進展。

    相反，被狹義定義的任務(wù)包含明確的起點和終點。例如，你知道任務(wù)“保留域

    名”何時完成，你也知道“查找Web主機”的任務(wù)應(yīng)該怎么做。這些待辦事項具有單

    一目標，并且你很容易知道是否已達到該目標。

    當項目沒有被分解為各個組成部分時，它會被打包、佯裝成一項任務(wù)。因為待

    辦事項未被詳細說明，所以我們很難知道何時完成它。這是待辦事項清單中常見的

    失敗。

    例如，一個打算寫一本新小說的作者，如果將待辦事項列為“開始寫小說”就

    太模糊了。因為開始寫小說涉及的任務(wù)太多而并未詳細說明。相比起來，“編寫第1

    章初稿”這樣的任務(wù)會更有效。任務(wù)的具體和細化能鼓勵你去行動，并且很容易讓

    你知道項目何時被達成。

    一名需要準備考試的大學(xué)生，將待學(xué)習(xí)的項目定義為“考試內(nèi)容”就是非常不

    精確的�！巴瓿傻�171～175頁的全部練習(xí)題”這樣的任務(wù)設(shè)定會更有效，因為它可

    以為學(xué)生提供一項具體的任務(wù)來完成。一位希望改善部門工作流程的公司經(jīng)理，將待辦事項描述為“提高部門生產(chǎn)效

    率”就是模棱兩可的。而“安排與團隊負責(zé)人會面，討論新的工作流程計劃”會更

    有效，因為它提出了一個單一的目標，而且執(zhí)行者也很容易知道何時達到了這個目

    標。

    這些例子的關(guān)鍵點就在于，過于寬泛地定義任務(wù)，很不利于任務(wù)的完成。模糊

    性使得它們極容易在清單上滯留。如果你在完成待辦事項時遇到問題，請檢查它們

    是否可以被分解為較小的任務(wù)。8.你的任務(wù)不符合特定目標

    你所做的一切都是有目的的。例如，你會更換汽車中的機油，讓發(fā)動機保持良

    好的狀態(tài)；你會按時提交所得稅單，以避免罰款和罰款；你會預(yù)訂自己喜歡的餐

    廳，以避免45分鐘的等待時間。

    我們設(shè)定目標是為了促使自己采取行動。當我們能夠預(yù)測完成特定任務(wù)的積極

    結(jié)果時，我們不太傾向于拖延。在不考慮其他變量的情況下，對結(jié)果越確定，我們

    就越可能采取果斷的行動。

    可問題在于，很多人在創(chuàng)建清單時都忘記了這個原則。他們寫下(或在線記

    錄)每一項想到的任務(wù)，但未能將這些任務(wù)與具體目標聯(lián)系起來。因此，他們最終

    要花費大量的時間來處理長遠來看對他們來說不重要的待辦事項。

    例如，假設(shè)你在明天的清單中寫出維護博客并“寫一篇新博文”，這是你認為

    需要做的任務(wù)。但是你知道你需要做的具體原因以及你在用博客有針對性地發(fā)布什

    么內(nèi)容嗎？

    也許你希望新帖子能夠在Facebook和Twitter上曝光，吸引大量流量涌入你的

    博客網(wǎng)站；也許你想讓自己的博客顯示在谷歌熱門搜索查詢的首頁上；也許你希望

    博客文章能夠吸引業(yè)內(nèi)有影響力人士的關(guān)注。

    這些可以促成你與他人建立有價值的聯(lián)系，激勵你做得更好。

    關(guān)鍵是，你必須知道每個項目需要完成的原因，并將特定目標附加到清單的每

    項任務(wù)上。忽略了這一步，你就不會有動力去完成這個項目。

    或許你已經(jīng)從過去的經(jīng)歷中意識到了這一點。如果是這樣，請不要感到氣餒。

    我將向你展示如何創(chuàng)建真正有價值的清單來刺激你采取行動，這會幫助你更有效地

    工作，進而提高你的工作效率。

    然而，在這部分內(nèi)容開始之前，讓我們先快速評估一下自己對待辦事項清單的

    掌握程度。待辦事項清單掌握程度：自我測評

    在我向你展示如何創(chuàng)建有效的清單之前，我們有必要先評估你的目前清單的有

    效性。僅僅知道自己“不善于使用清單”是不夠的，你應(yīng)該思考“為什么會出現(xiàn)這

    樣的問題”。

    為此，我設(shè)計了以下調(diào)查問卷來幫助你評估對待辦事項清單的掌握程度。它將

    指出你的優(yōu)勢，以及你需要重點關(guān)注任務(wù)管理的哪些方面。

    這是一個快速而簡單的測評。你只需回答以下8個問題，每個問題給自己打1～5

    分。得分為1表示亟須改進，得分為5表示已精通。(你會注意到，以下8個問題中的

    每一個都與我們剛剛介紹的8個常見癥結(jié)相對應(yīng)，而這些涉及的正是我們未能完成清

    單的原因。)

    在回答問題并了解你在創(chuàng)建有效清單方面的真正掌握程度之后，請記下自己的

    得分。

    1.你是否了解待辦事項清單在任務(wù)管理方法中的主要用途？

    2.你是否為每個待辦事項設(shè)定了一個截止日期(某個具體的日期，而不是“月

    末”)？

    3.你是否將待辦事項清單中的項目數(shù)限制為10個？(如果是這樣，給自己3

    分。)你是否將數(shù)量限制為7個？(如果是這樣，給自己5分。)

    4.你是否在創(chuàng)建待辦事項清單時盡可能減少未知變數(shù)，并關(guān)注完成每項任務(wù)所需

    的時間以及每項任務(wù)的優(yōu)先級？例如，你是否列出了一項3分鐘的任務(wù)，而其他任務(wù)

    需要3個小時？你是否給任務(wù)標注了“A”優(yōu)先級和“C”優(yōu)先級？

    5.你的待辦事項清單是否限定了那些要耗費精力進行選擇的任務(wù)的范圍？

    6.你是否給出每個待辦事項的具體情況，來判斷它是高價值還是低價值的任務(wù)，以及相關(guān)時間規(guī)劃？7.你是否具體地定義任務(wù)而非寬泛地描述，以便快速確定何時能完成它？

    8.你是否將每項任務(wù)與特定目標相關(guān)聯(lián)？

    接下來，你可以計算一下自己的得分。請記住，你需要根據(jù)處理問題的程度，給自己1～5分。根據(jù)得分情況，你就能判斷自己對清單的掌握程度了。

    32～40分：你可以算是清單的熟練使用者了。你很擅長任務(wù)管理并能夠真正掌

    控它。你會經(jīng)常瀏覽每日任務(wù)清單，并完成那些真正重要的工作。本書作為一種經(jīng)

    常性的提醒，仍然可以幫助你。

    19～31分：你的表現(xiàn)相當不錯，但你可以改進設(shè)定任務(wù)的方式。或許你會對自

    己在工作和家庭生活之間的選擇感到不知所措；或許隨著任務(wù)清單日益變長，你會

    感到持續(xù)的壓力。學(xué)習(xí)如何創(chuàng)建有效的清單，可以顯著提升你的工作效率和時間管

    理能力。

    低于18分：你需要重新考慮如何創(chuàng)建清單。在工作中，你應(yīng)該能感到明顯的壓

    力，覺得每一天都不在自己的控制范圍之內(nèi)。你很少(如果有的話)能真正完成清

    單上的任務(wù)，這會使你感到沮喪、內(nèi)疚，甚至認為自己很無能。但不要因此而自暴

    自棄，好消息是，你在向著正確的方向努力。閱讀完本書后，你將知道如何創(chuàng)建可

    幫助你完成重要工作的任務(wù)清單。

    在下一節(jié)中我們將探討，即使你使用的是有效的清單，情緒也會妨礙你的工作

    效率。消極情緒如何影響你的工作效率

    認識到情緒會對工作效率產(chǎn)生巨大的影響，這是相當重要的一步。當不快樂、壓力或恐懼的情緒襲來時，我們的工作效率就會受到影響。無論在實現(xiàn)目標的過程

    中，這些情緒扮演了什么樣的具體角色，我們都會感到脫離了目標本身。我們沒有

    那么富有創(chuàng)意，也難以做出決定；我們?nèi)菀鬃⒁饬Ψ稚�，被其他事情分心�?br/>
    因此，我們完成的任務(wù)也將更少。

    我們都體驗過消極情緒，這是人性的一部分。重要的是，我們要意識到這些時

    刻只是暫時的。我們終將重新拾回積極的狀態(tài)，擺脫困境并完成任務(wù)。

    不幸的是，許多人長時間處于消極情緒中。這些情緒帶來的焦慮、挫折和不安

    全感，總是能夠抓住他們的意識、理性，不難想象這會對他們的工作效率產(chǎn)生多么

    可怕的影響。

    研究表明，慢性壓力和恐懼會改變大腦的功能狀態(tài)。我們進行思考和做出理性

    決定的能力會受到應(yīng)激激素(如皮質(zhì)醇)積累的影響。神經(jīng)科學(xué)家發(fā)現(xiàn)，隨著時間

    的推移，這種狀態(tài)會損害大腦，妨礙我們的決策能力。讓我們想想從創(chuàng)建有效清單

    到完成它的過程：即使你的清單不長，包含了截止日期，也提供了任務(wù)場景，并保

    證任務(wù)與特定目標相關(guān)聯(lián)，你最終完成的效果仍然可能不好�？謶�、憤怒和內(nèi)疚等

    消極情緒會使我們幾乎無法集中注意力并完成任務(wù)。

    因此，如果你在工作期間難以保持高效，請評估一下自己的情緒狀態(tài)。你是否

    在那些破壞你積極性的情緒中掙扎？你在平復(fù)對意志力造成損害的情緒嗎？持續(xù)的

    消極情緒會侵蝕你的注意力并導(dǎo)致你更容易分心嗎？

    如果是這樣，請查明你產(chǎn)生這些感受的原因。例如，你是否因為錯過了工作中

    的重要截止日期而感到愧疚和沮喪？你是否因為承擔(dān)了太多相互沖突的責(zé)任而感到

    壓力過大和憤怒？一旦確定了引發(fā)消極情緒的事情，你就可以采取措施改變自身情

    況來減輕壓力。

    這聽上去似乎與你的清單無關(guān)，但實際上，情緒狀態(tài)對于依照清單工作而言至關(guān)重要。清單會幫助你根據(jù)重要性和優(yōu)先級組織任務(wù)，并確定你要在有限的時間內(nèi)

    完成哪些任務(wù)，而如果你一直在消極情緒中掙扎，就不可能有效地做到這一點。

    在討論了“什么導(dǎo)致待辦事項清單失效”這個話題之后，讓我們一起來看看那

    些如今被使用得最多的待辦事項清單制作法。第4章 10種最常用的待辦事項清單法

    創(chuàng)建有效待辦事項清單的方法不止一種，我將在本章中向你介紹目前最常被用

    到的10種方法。你可能已經(jīng)熟悉了其中一些，但沒有對每一種方法都了如指掌。

    總之，這一章的目的不是尋找“最佳”的清單制作法。相反，它會為你提供多

    種方法的簡介，以便你可以識別出能與你產(chǎn)生共鳴的特定方法。

    當你設(shè)計待辦事項清單來梳理自己的工作流程時，就可以合理運用這一章的知

    識：你可以將不同方法中你喜愛的元素集合到一起，構(gòu)建一個非常適合自己的待辦事項清單。1.“事無巨細”清單

    這種方法沒什么優(yōu)雅性可言。它本質(zhì)上是“好記性不如爛筆頭”——將你能想

    到的每項任務(wù)都寫到清單中。你可能已經(jīng)注意到了此方法固有的問題。

    第一，清單會不斷增長，如果你每天都不斷把任務(wù)添加進去，幾乎就不會有將

    這份清單清空的那天。

    第二，你會面臨太多的選擇，而這會削弱你的決策能力。清單為你提供了一長

    串的選擇，你更傾向于猶豫不決，而不是采取行動。

    第三，你的清單會有太多變數(shù)。需要3分鐘完成的任務(wù)被列在需要3個小時完成

    的任務(wù)旁邊，低優(yōu)先級任務(wù)被列在高優(yōu)先級任務(wù)旁邊，而你最終會花時間去處理那

    些不值得現(xiàn)在就去完成的任務(wù)。

    任務(wù)管理的“事無巨細”清單法還存在其他問題�？傊�，你意識到這種方法有

    很多不足之處就足夠了。

    需要指出的是，進行大腦轉(zhuǎn)儲(也就是把腦海中的任務(wù)寫下來)是創(chuàng)建有效待

    辦事項清單的重要一步。但這只是第一步。在記下了你可以想到的所有任務(wù)之后，你需要做的是根據(jù)重要性、優(yōu)先級、具體情況和其他特征來組織它們。

    我們稍后將更詳細地討論這方面的清單管理。但現(xiàn)在我們已經(jīng)知道的是，依賴

    事無巨細的單一清單來安排工作是一個糟糕的主意。你可能會完成一些任務(wù)并將其

    從清單中刪除，從而感到有效率甚至富有成就感。但實際上，你會傾向于選擇那些

    簡單、低優(yōu)先級的任務(wù)，因為這些任務(wù)總是在最短時間內(nèi)就可以完成的，但你無法

    解決那些高價值的問題。

    這種方法很受歡迎，但并不是因為它的高效——相反，它和“高效”還差得很

    遠。這是由于大多數(shù)人在如何正確設(shè)計一種可靠的任務(wù)管理方法方面缺乏訓(xùn)練。我

    想先聊聊這種方法的缺陷，其他9種清單制作法也存在各式各樣的缺陷，但從長遠

    看，它們對你的成功沒有太多負面影響。2.“任務(wù)+開始日期+截止日期”清單

    “任務(wù)+開始日期+截止日期”這種格式的吸引力就在于它的形式簡單。另外，它還引入了任務(wù)管理方法中最重要的要素之一：截止日期。

    正如我們前面所討論的那樣，大多數(shù)待辦事項清單缺乏具體的截止日期。你可

    能對必須完成特定任務(wù)的最遲開工日期有個模糊的印象，卻忽略了為其設(shè)定一個正

    式的截止日期。

    這是相當嚴重的錯誤。截止日期很重要，因為它能激發(fā)我們行動起來。它能幫

    助我們在沖突的項目和任務(wù)之間正確分配有限的時間。假設(shè)我們的截止日期是切合

    實際的，并把待辦事項的比較優(yōu)先級考慮進去，那么設(shè)定截止日期的做法就可以提

    高工作效率。我們不僅能完成更多的事情，而且能完成更多該做的事。

    這種創(chuàng)建清單的方法還引入了第二個關(guān)鍵特征：開始日期。也就是說，它不僅

    為你提供一長串任務(wù)的截止日期，還提供了你應(yīng)該開始處理任務(wù)的日期。

    “開始日期”似乎并不重要，但它的用處實際上比你想象的要大很多。它提供

    了以下兩重優(yōu)勢。

    首先，它迫使你專注于少量的待辦事項。你可以將注意力集中在當天正在做或

    需要開始去做的任務(wù)上。你可以忽略那些開始日期在將來的任務(wù)。

    其次，你不太可能在最后一刻才完成任務(wù)。任務(wù)的開始日期將提示你盡早處

    理，以趕上截止日期。

    相反，想一下大多數(shù)人如何根據(jù)他們的待辦事項清單處理工作：他們隨意選擇

    一項任務(wù)而不在意哪些任務(wù)可以等待，而哪些需要立即完成。如果沒有開始日期和

    截止日期來提醒他們做出決定，他們會以隨意的方式處理待辦事項。

    隨意的處理可能會抹殺掉我們的工作效率，因為我們很有可能在錯誤的時間完

    成錯誤的任務(wù)。

    當然，這個待辦事項清單方法在很多方面也不完美。事實上，它有很多缺陷，但仍比上一節(jié)中提到的“事無巨細”清單更好。3.待辦事項清單“兩人組”：主任務(wù)清單+每日任務(wù)清單

    “主任務(wù)清單+每日任務(wù)清單”法是創(chuàng)建清單的進階操作。它涉及兩份不同的清

    單：主任務(wù)清單(簡稱“主清單”)和每日任務(wù)清單(簡稱“每日清單”)。與前

    面介紹的兩種方法一樣，它還有很多不足之處。但值得一提的是，它將你的“大腦

    轉(zhuǎn)儲清單”與每日清單區(qū)分開了。

    以下是該方法的簡介。

    主清單是你想到的每項任務(wù)的滾動存儲庫。它是你記錄每個項目的地方，無須

    考慮優(yōu)先級、截止日期、完成項目所需的時間以及與之關(guān)聯(lián)的項目。

    例如，你是否打算給屋面承包商打電話來估算你家新屋頂?shù)幕ㄤN？將其寫在主

    清單中。你需要更換卡車的變速箱嗎？也請把它寫在主清單中。你是否計劃研究投

    資顧問提到的熱門股票？同樣，把它寫進主清單。

    你永遠不會完成主清單中的所有任務(wù)。它可能會隨著時間的推移而增長。在使用這種方法的人看來，這份清單的好處在于它能捕捉在你頭腦中游蕩的無數(shù)任務(wù)，從而節(jié)省你必須記住它們的努力。

    而每日清單是什么樣的呢？顧名思義，這就是你全天工作的清單。這是你需要

    每日使用并定期審查以衡量進度的清單——它的適用范圍僅限于你打算在一天內(nèi)完

    成的任務(wù)。

    兩份清單如何協(xié)同工作呢？

    按照這種方法，每天晚上你都要查看主清單；你要尋找在不久后要到期的任務(wù)

    或需要完成的任務(wù)，以便推進其他任務(wù)。一旦你確定了這些待辦事項，就要選擇幾

    個，將它們轉(zhuǎn)移到第二天的每日清單中，并估算你是否有足夠的時間來完成它們。

    或者，你也可以每隔幾天而不是每晚都查看主清單，而這也意味著你需要提前

    幾天規(guī)劃每日清單。

    這種任務(wù)管理方法可以被運用得很有效。但關(guān)鍵在于，你仍然需要給每項任務(wù)

    設(shè)定一個截止日期，并明確其優(yōu)先級、場景和完成任務(wù)所需的時間。

    不幸的是，很少有人使用這種方法。它過于簡陋，最終你需要面對與其他方法

    類似的問題：清單總在不斷增長；待辦事項日復(fù)一日地結(jié)轉(zhuǎn)；寶貴的時間都浪費在

    了低優(yōu)先級任務(wù)上……4.“3+2”法

    這種待辦事項清單方法遵循一個簡單的公式：三項大任務(wù)+兩項小任務(wù)。

    每天，你需選出要處理的5項任務(wù)(或者更好的方法是，你在前一天晚上選擇它

    們)。大任務(wù)通常設(shè)定為一兩個小時才能完成，小任務(wù)則是用30分鐘或更短時間就

    能完成的。

    你可能已經(jīng)注意到“3+2”法的主要優(yōu)勢：它限制了每日清單中的任務(wù)數(shù)量

    ——5個。不要過多，也不能過少。

    另外一個優(yōu)勢是，“3+2”法會根據(jù)任務(wù)完成所需的時間來定義每項任務(wù)。大任

    務(wù)可以在兩個小時內(nèi)完成，小任務(wù)則可以在30分鐘內(nèi)完成(那些超過兩個小時才能

    完成的任務(wù)，通�？梢员环纸獬筛�小的任務(wù))。

    “3+2”法的這一特性使其可以與番茄工作法和時間盒(time-box)等常用的

    時間管理法兼容。

    例如，你可以安排四個番茄鐘(每個番茄鐘包含25分鐘的工作時間和5分鐘的休

    息時間)來完成你的一項大任務(wù)。分配好時間盒能使你有時間完成較小的任務(wù)�！�3+2”法通過限制任務(wù)清單的范圍來提高你的注意力。因為只需要處理5項任

    務(wù)，你就會受到較少的干擾。你不再糾結(jié)要去做什么，因為你不需要從眾多選項中

    做出決定。這種方法還可以減少不必要的任務(wù)切換。它減少了需要關(guān)注的任務(wù)數(shù)量，來回

    切換的可能性也就因此降低了許多。你將專注于一項任務(wù)，直到完成它或無法進一

    步完成。這降低了切換成本，以及在無關(guān)任務(wù)之間跳躍而造成的效率損失。

    “3+2”法并非沒有缺點。例如，它沒有提到為每個待辦事項提供具體的說明。

    鑒于你的待辦事項清單只有如此少的選項，這些具體說明似乎并不重要，但是具體

    說明仍然有助于確保你盡可能早地完成最重要的工作。

    此外，“3+2”法沒有提到每天的5項任務(wù)究竟是如何被選出來的：它們怎么生

    成的，又是如何被挑選的？它們是被從主清單中選出來的，還是在每天開始時被思

    考得出的？

    這些問題沒有具體的答案。

    該方法的另一個缺點是缺乏靈活性，相對死板而不能適應(yīng)每日復(fù)雜的情況。

    假設(shè)明天是完成一長串小任務(wù)的完美日子，每項小任務(wù)只需幾分鐘即可完成：

    你要支付賬單、郵寄Netflix(一個視頻網(wǎng)站)DVD、安排牙醫(yī)預(yù)約、給朋友發(fā)電子

    郵件、清理主衛(wèi)等。但“3+2”法不允許這種類型的安排；按照這種方法，你只能選

    擇兩項小任務(wù)來處理。

    就個人而言，如果使用“3+2”法，我會這樣做：把想到的每個項目寫到主清單

    中。我會具體確定每個項目的范圍，并設(shè)定具體目標。我將設(shè)定截止日期并添加任

    務(wù)的詳細信息。每天晚上，我會為第二天選擇三項大任務(wù)和兩項小任務(wù)。這種方法

    遠不夠完美，但以上是我使它盡量優(yōu)化的方式。5.“1-3-5”法

    “1-3-5”法是上文描述的“3+2”法的擴展。在這里，你可以選擇1項大任

    務(wù)、3項中型任務(wù)和5項小任務(wù)，以便在白天完成。雖然“3+2”法將你的注意力限制

    在5項任務(wù)上，但“1-3-5”法的好處是將任務(wù)的數(shù)量擴大到9。

    這種方法的第一個優(yōu)點是，它提供了比“3+2”法更多的靈活性。它不僅允許你

    選擇每天完成更多的項目(9個VS.5個)，還提供了3個類別，而不僅僅是兩個。含

    有“中型”任務(wù)非常有用，因為它可以幫助你更好地管理日常流程。

    例如，假設(shè)你有一項任務(wù)，需要45分鐘才能完成。使用“3+2”法時，它不屬于

    大任務(wù)的定義(需要一兩個小時)，也不屬于小任務(wù)的定義(需要30分鐘或更短的

    時間)，而“1-3-5”法能將這些任務(wù)也安排起來。

    這種方法的第二個優(yōu)點是，它鼓勵你專注于高價值的任務(wù)。在這方面，它

    與“3+2”法有許多共同之處。因為清單中包含的項目數(shù)量有限，所以你會更傾向于

    列出那些具有高優(yōu)先級的項目。

    第三個優(yōu)點是，你不會因過度樂觀而陷入困境。我們普遍認為自己可以在一天

    內(nèi)完成比實際更多的事情。因此，我們會將大量任務(wù)塞進清單中，其中的許多任務(wù)

    卻總是無法完成。通過將任務(wù)數(shù)限制為9，“1-3-5”法解決了這個問題。

    正如你可能已經(jīng)猜到的那樣，“1-3-5”法與“3+2”法一樣存在缺陷。①它沒

    有提到為待辦事項提供更詳細的背景信息。②它沒有提到從中選擇9項日常任務(wù)的主

    清單。③這種方法不允許使用批處理任務(wù)清單。

    我們將在下文中討論更多關(guān)于批處理任務(wù)清單的信息�，F(xiàn)在，你只需知道它是

    優(yōu)質(zhì)的任務(wù)管理法的重要組成部分就足夠了。

    進行一些修改，“1-3-5”法可以成為一種有效的制作清單法。我將在本書后面

    的部分向你展示更高效的方法。

    現(xiàn)在，請記住此方法的基礎(chǔ)知識，你可能打算把其中一些元素加入自己的任務(wù)

    管理法中。6.基于項目的清單法

    這種方法需要將待辦事項清單進行分類，依據(jù)的是項目之間的相關(guān)性。你將設(shè)

    計出多份清單，每個項目對應(yīng)于一份清單。

    例如，假設(shè)你想要改造廚房。你將使用以下任務(wù)為此特定項目創(chuàng)建清單。

    ·規(guī)劃新廚房的布局

    ·選擇你想要的櫥柜類型

    ·選擇你首選的臺面材料

    ·選擇燈具

    ·選擇防濺墻

    ·列出要替換的設(shè)備

    ·尋找符合新廚房設(shè)計的新冰箱

    ·致電三名承包商，確定意向

    你也可以為其他要做的項目創(chuàng)建單獨的清單，例如購買新車。

    ·確定你的預(yù)算花銷

    ·鎖定你喜歡的品牌和型號清單

    ·縮小到三個品牌選項

    ·咨詢汽車經(jīng)銷商

    ·試駕汽車

    ·協(xié)商價格·找到最佳付款方式

    ·獲得貸款審批

    ·簽署合同最終取得車輛的所有權(quán)

    任務(wù)場景和詳細說明是這種方法中固有的，因為你的清單本就是根據(jù)項目組織

    的。一份特定清單中顯示的所有任務(wù)，都與你的目標直接相關(guān)。

    該方法的一個優(yōu)點是，它可以讓你直觀地了解正在進行的多個項目。如何選擇

    待處理任務(wù)，取決于你選擇繼續(xù)推進哪個項目。

    但基于項目的清單有一個缺點是，它很少涉及與“你如何度過一天”有關(guān)的內(nèi)

    容。你可能會從多份清單中選擇任務(wù)，而不是選擇使用已創(chuàng)建的單一清單來最大限

    度地提高工作效率。這樣會產(chǎn)生太多的選擇和可變性。有太多選項時，任務(wù)切換及

    其伴隨成本也會隨之而至。

    另一個缺點是每項任務(wù)的有限背景。在上面我們提到過，任務(wù)場景是該方法中

    固有的，但它完全由項目定義，而任務(wù)本身沒有給出相關(guān)場景，如完成它們所需的

    時間、它們各自的優(yōu)先級或處理它們所需的資源等。

    你可能還注意到了，該方法也沒有提到批處理清單(我們將在后文討論批量處

    理清單)。

    與我們迄今為止所討論的其他制作待辦事項清單方法一樣，該方法可以有效，但它也有一些重大缺陷。

    在任務(wù)管理方面，我們可以做得更好。7.3-MIT法

    你可能對這種方法很熟悉。它由里奧·巴伯塔(Leo Babauta)在

    ZenHabits.net上推廣而出名(他坦言，這種方法也并非自己的原創(chuàng))。

    MIT是Most Important Task的首字母縮寫，意即“最重要的任務(wù)”。這是你

    待辦事項清單中最高優(yōu)先級的項目，是在特定日期內(nèi)必須完成的事。

    最初的方法要求確定一項重要任務(wù)，以排除其他一切干擾，專注于完成此任

    務(wù)。只有在完成后，你才能將注意力轉(zhuǎn)向其他項目。

    “3-MIT”法是一種常見的變體。事實上，它可能比單一MIT更常見，因為它對

    更多人來說更實用。

    顧名思義，你可以在一天中選擇并集中于3個高優(yōu)先級的任務(wù)。無論發(fā)生什么，你必須完成這三件事。

    完成3個MIT所需的時間并不固定，你可能會提前完成——這樣你將有足夠時間

    來完成其他任務(wù)。當然也有可能為了完成3個MIT，有幾天你必須工作到很晚。

    與其他任務(wù)管理方法一樣，“3-MIT”法的有效性在于其執(zhí)行——它將所需要

    的詳細信息留給用戶去定義。

    例如，你如何選擇3個MIT？你是否將它們與特定目標聯(lián)系起來并提供相應(yīng)的任

    務(wù)場景？你是否提前估計每項任務(wù)需要花費的時間，以便根據(jù)自己的日程安排來避

    免安排過量的任務(wù)？如何將MIT與日歷整合，以確保任務(wù)獲得所需的時間和關(guān)注？你

    如何及時完成某些小而重要的任務(wù)？

    你可以看到，這種方法是開放式的。它定義了一些指導(dǎo)原則，在應(yīng)用方面又提

    供了相當大的靈活性。不幸的是，如果你目前正在努力處理待辦事項清單，那么這

    種自由度可能是一種負擔(dān)——它帶來了太多的自由。

    如果你正在拖延癥中掙扎，經(jīng)常被分心所困擾并且缺乏動力，那么開放式的任

    務(wù)管理方法并不是好的解決方案。規(guī)則明確且自由度較低的結(jié)構(gòu)化方法可能更有用。

    但值得一說的是，每天只關(guān)注少量幾個MIT是一種實用的想法。你可以把這個想

    法融合進自己的任務(wù)管理法中，作為設(shè)計清單的一部分。所以，在你探索如何創(chuàng)建

    完美的待辦事項清單時，請記住這種方法!

    讓我們快速介紹目前常用的最后三種任務(wù)管理方法：“便利貼”法、“四象

    限”法和“搞定”法。8.“便利貼”法

    與我們迄今為止講過的方法相比，“便利貼”法是一種更直觀的任務(wù)管理方

    法。如果你喜歡直觀看到處在各階段的項目和任務(wù)，那么這是一種很棒的待辦事項

    清單法。

    以下是它的工作原理。拿一塊軟木板和一堆便利貼，將木板分成三列：左欄

    為“待辦”，中間欄為“進行中”，右欄為“已完成”。

    通過“便利貼”法，你能直觀看到一個任務(wù)的發(fā)展方向。

    “便利貼”法包括以下幾個步驟：在便利貼上寫下每項新任務(wù)(一項任務(wù)使用

    一張便利貼)，并將其粘貼在“待辦”列中。它會一直在那里，直到你準備著手解

    決它；當你開始處理任務(wù)，便將這張便利貼移到“進行中”列；完成任務(wù)后，將便

    利貼移至“已完成”列。相比其他方法，這種方法具有一些明顯的優(yōu)勢。第一，它直觀顯示了項目和任

    務(wù)。你可以從中輕松識別需要立即關(guān)注的高價值任務(wù)，也可以根據(jù)截止日期輕松確

    定任務(wù)的優(yōu)先級。第二，“便利貼”法允許你跟蹤單個任務(wù)的進度。你可以一眼就看出任務(wù)是待

    辦、進行中還是已完成。

    “便利貼”法的第三個優(yōu)點是，任務(wù)之間可以輕松建立關(guān)聯(lián)。便利貼可以被隨

    意挪動，放在適當?shù)奈恢�，從而你很容易看清楚某個任務(wù)在整個任務(wù)流中處于何種

    地位。

    第四，你可以使用不同顏色的便利貼來表示不同的優(yōu)先級。例如，高優(yōu)先級項

    目使用紅色，中優(yōu)先級項目使用黃色，低優(yōu)先級項目則使用藍色�！氨憷�貼”法最

    大的優(yōu)勢就在于其視覺呈現(xiàn)。

    你當然不必限于軟木板和便利貼這兩種材料，在白板或者黑板上安排任務(wù)也可

    以達到同樣的效果。但請記住，白板將限制你根據(jù)不斷變化的優(yōu)先級和自己的時間

    重新安排任務(wù)的能力(因為你需要重新書寫任務(wù)，而不是將便利貼撕下再粘上)。

    在過去幾年中，出現(xiàn)了許多可以在線使用的“便利貼”法。你不再需要將軟木

    板掛在墻上或立一塊白板。你可以使用Trello、KanbanFlow、LeanKit和

    Kanbanote等應(yīng)用。(這些應(yīng)用程序有各自的優(yōu)點和缺點。如果你有興趣在線使

    用“便利貼”法，我推薦Trello，它免費且易用。)

    使用“便利貼”法的一個缺點是很容易丟失小任務(wù)。例如，假設(shè)你的主清單包

    含超過100個尚未處理的項目，那么在單一線性格式組織的“便利貼”法中，這些項

    目將無規(guī)律地呈現(xiàn)(它們可能統(tǒng)統(tǒng)被放在“待辦”欄中)，以至于你很可能忽視其

    中一些高價值的任務(wù)。

    顏色編碼是一種有效的解決方案，不同的顏色可用于顯示任務(wù)的優(yōu)先級。但即

    便如此，你監(jiān)控大量待辦事項的能力也會受到限制。

    “便利貼”法有很多值得關(guān)注的地方，但它并不完美。請注意其基本功能和特

    征，并考慮如何將其中一些功能整合到你自己的待辦事項清單方法中。9.“四象限”法

    “四象限”法由暢銷書《高效能人士的七個習(xí)慣》(The Seven Habits of

    Highly Effective People)的作者史蒂芬·

    科維(Stephen Covey)推廣，這種方式也被稱為“艾森豪威爾盒子”。無論

    是“四象限”法還是“艾森豪威爾盒子”，它們的原則和本質(zhì)都是一樣的。這是一

    種用于在沖突性的任務(wù)間分配時間的工具。

    矩陣由四個象限組成，如下所示。任務(wù)根據(jù)各自的優(yōu)先級被分配到不同的象限。放置在第一象限的那些任務(wù)應(yīng)立

    即處理；第二象限中的那些任務(wù)則不那么可怕，但應(yīng)該安排在不久的將來完成；第

    三象限中的任務(wù)可以委派給其他人；第四象限中的任務(wù)可以放棄。

    這種方法提供了一種簡便的方式來查看哪些待辦事項值得關(guān)注，而哪些是可以

    忽略的。通過這種方法，你能夠便捷地識別出與你有關(guān)的最重要的項目，這些項目

    將出現(xiàn)在第一象限和第二象限中；你同時也能夠排除那些影響微乎其微的項目，這

    些項目將出現(xiàn)在第四象限中。

    例如，一個即將到期的項目(例如今天16：00)被放在了第一象限中，那么它

    需要你立即注意。

    你的每周復(fù)盤可以放在第二象限中：這很重要，但可以等一等再來做。那么現(xiàn)

    在可以先將這項任務(wù)安排一下，以防之后便忘記了。

    參加會議可能非常適合放在第三象限。這是緊急的，因為它會在預(yù)定的時間發(fā)

    生，但它對你的價值可能只有很小的一點點。你可以嘗試讓別人來你的所在地參加

    會議，以減少不必要的時間浪費。

    回復(fù)銷售人員的電話或短信應(yīng)該降級到第四象限。這項活動既不緊急也不重

    要，就算你沒有解決它，不會因此遭受什么重大損失。

    “四象限”法的優(yōu)勢在于它鼓勵你專注于與自己目標一致的任務(wù)。當你查看四

    象限時，你會發(fā)現(xiàn)自己經(jīng)常問“這項任務(wù)是否必要”，不會因放棄那些不必要的任

    務(wù)而感到自責(zé)。你最終會花更多時間在高價值任務(wù)上，而相應(yīng)浪費在低價值任務(wù)上

    的時間也就更少了。

    當然，這種方法也有缺點，其中一個缺點就是它不要求你為四個象限中的任務(wù)

    提供具體細節(jié)，不會提到每項任務(wù)需要多長時間才能完成，也不會提到它與其他任

    務(wù)和項目的關(guān)系。

    另一個問題是，四象限中的任務(wù)可能會不斷增加，而出現(xiàn)過多選項。也就是

    說，你可能會在第二象限中找到大量任務(wù)，并且由于時間有限，你很難選擇要處理

    哪些任務(wù)。與“便利貼”法一樣，盡管“四象限”法存在缺陷，但許多人仍然喜歡用。你

    可能也會發(fā)現(xiàn)它某方面的功能非常適合自己的工作方式。

    在下一章中我們將創(chuàng)建個性化的待辦事項清單，來幫助你完成重要的事情。但

    在這之前，讓我們來看看最后一個，也可以說是最受歡迎的任務(wù)管理法——“搞

    定”法(Getting Things Done，GTD)。10.GTD法

    戴維·艾倫(David Allen)的GTD是當今最著名的任務(wù)管理法之一。有趣的

    是，它廣受歡迎，但批評者也不比擁護者少(我們馬上就會知道為什么)。

    以下是關(guān)于GTD的簡單介紹。

    你有很多任務(wù)被存放在大腦的倉庫里，其中大部分任務(wù)在任務(wù)背景、優(yōu)先級和

    預(yù)期結(jié)果方面仍未分類。

    例如，你可能會想到哥哥的生日、廚房里的紙巾短缺，以及你女兒即將舉行的

    鋼琴演奏會。你可能會花費精力來研究給汽車加油、修剪草坪、購買噴霧劑來處理

    浴室里的螞蟻等。

    同時，你的牙也很疼，這意味著你要去看牙醫(yī)了。你也感到背部酸痛，因此就

    連去看醫(yī)生(先去看牙科還是骨科)也要有個先后順序。你的腦海里還有一個聲音

    小聲地說，日常鍛煉應(yīng)該被放在更重要的位置。

    這些思緒飄浮在你的腦海里。因為沒有采取行動的具體計劃，所以這些思緒會

    一直留在那里。我們希望完成這些工作，但根本無法讓自己集中精力去完成它們

    ——這些思緒會不斷造成壓力。

    GTD試圖將這些思緒從大腦中趕出去，放進清單里面，它讓每個項目都變成可操

    作的。當我們把項目寫進主清單中時，要花時間根據(jù)項目的具體場景組織它們。我

    們需要做的是創(chuàng)建多份清單并將項目放在它們所屬的位置，同時每周進行一次回

    顧，以保持我們處理的是那些最重要的事。這是對GTD的簡化版解釋(簡化的版本已經(jīng)足以說明我的目的了)。

    該方法顯示了幾個重要特征。第一，它強制你為每項任務(wù)添加情景。這是將所

    有內(nèi)容“轉(zhuǎn)儲”到主清單，然后將任務(wù)移到其他更精確清單的過程中所必需的。

    第二，它根據(jù)重要性將任務(wù)分離。GTD的一部分涉及創(chuàng)建“下一步行

    動”(next action)清單和“以后再說”(somedaymaybe)清單。這兩者都很

    有用：前者鼓勵你繼續(xù)推進重要工作，后者允許你捕捉可能具有價值的想法(當

    然，在確定這個想法的價值之前，你需要更仔細地進行考慮)。第三，GTD建議每周進行一次回顧。這樣的回顧不是讓你做事后諸葛亮，而是復(fù)

    盤上一周的具體工作，并從中總結(jié)經(jīng)驗。艾倫認為這是通過使用GTD獲得成功的關(guān)鍵

    之一。

    第四，GTD十分靈活。GTD只提供了制作待辦事項清單的結(jié)構(gòu)，但它并不強迫你

    遵守特定的策略。它提供了一個框架，這就為你創(chuàng)建個性化的清單提供了足夠的靈

    活性。

    從GTD的特點和功能來看，使用時也會遇見一些挑戰(zhàn)。

    第一，它更專注于處理你頭腦中的想法，而不是真正意義上的完成它們。

    第二，它沒有充分注意到大腦中的項目是怎樣和真正需要完成的目標發(fā)生關(guān)聯(lián)

    的。雖然為項目提供了情景并將它們放在清單之中，但你并沒能將它們與特定目標

    聯(lián)系起來。

    第三，GTD固有的靈活性對某些用戶不利。通常，用任務(wù)管理來與惰性斗爭的人

    需要更多的限制選擇條件，而不是高自由度。這些限制可以幫助他們控制壞習(xí)慣并

    改善注意力(很遺憾，GTD沒有做到這點)。

    第四，使用GTD時很容易被“反噬”。GTD可以有效地把任務(wù)從你的腦海中提出

    來并寫到紙上(或者放到在線應(yīng)用程序中)；但問題是，并非你頭腦中的所有東西

    都值得在清單上占有一席之地。其中大部分內(nèi)容實際上與你的目標無關(guān)，還會浪費

    你的時間。記錄下每項任務(wù)可能會讓你感覺被瑣碎的小事所吞沒。

    GTD作為組織任務(wù)和創(chuàng)建清單的方法很受歡迎，這是毫無疑問的。但你研究得越

    多，就越可能發(fā)現(xiàn)許多人嘗試并放棄它的次數(shù)也相當多。

    那么，我們自然想知道：“GTD真的有效嗎？”下面就是對這個問題的仔細研

    究。

    GTD法是否有效

    GTD是在你第一次采用時看似非常有效的方法。你花了很多時間從頭腦中獲取信

    息并根據(jù)任務(wù)場景組織它們。這是確定重要工作的關(guān)鍵步驟。事實上，這減輕了你的壓力(顯然，要記住所有的任務(wù)會令人精神緊繃)，說明GTD法是有效的。

    然而，隨著時間的推移，你可能會對GTD失去興趣。很多人都是這樣。GTD把關(guān)

    注點放在“下一步行動”上，卻因此使得我們在項目層面不知道何去何從。你會覺

    得自己像一個總是做快餐的廚師，不斷考慮“下一步行動”，而沒有機會停下來思

    考關(guān)于未來目標的更大圖景。

    另一個問題是，GTD沒能提供如何在沖突任務(wù)中進行選擇的方法。GTD中沒有合

    適的任務(wù)管理法確保我們完成重要工作，并把不重要的工作放到一邊。

    GTD在將任務(wù)附加到特定目標方面也很薄弱。由于該方法努力關(guān)注“下一步行

    動”而不是整個項目，因此一個目標和其他目標的聯(lián)系一開始就被切斷了。由于缺

    少對項目內(nèi)容和過程的強調(diào)，GTD在目標設(shè)定和目標實現(xiàn)上也缺少有意義的準則。

    有些人認為，設(shè)定目標不僅是不必要的，也是無用的，從長遠來看甚至有害。

    我不同意這種觀點，我相信目標能夠為我們的行動提供愿景、焦點和動力，同時它

    們也是衡量我們進步的標準。

    在我看來，GTD最大的缺點就是它沒有區(qū)分高價值任務(wù)和低價值任務(wù)。GTD優(yōu)先

    考慮的是完成工作，而很少關(guān)注完成的事情是否正確。

    人們是否有效地使用GTD創(chuàng)建清單并成功地管理了任務(wù)工作的流程呢？顯然是

    的。但正如許多人意識到的那樣，GTD在很多方面都不夠好(例如我上面描述的那些

    方面)。

    GTD并非沒有實用或?qū)δ阌袔椭�的功能。我鼓勵你從中尋找那些可能對自己的�?br/>
    單有用的東西。

    在下一章中，我將向你展示如何創(chuàng)建有效的待辦事項清單。讓我們一起從頭開

    始構(gòu)建它吧!第5章 如何創(chuàng)建完美的待辦事項清單

    我們學(xué)到的東西現(xiàn)在派上用場了。在這一章中，我們將運用前面提到過的所有

    知識一起來構(gòu)建一套有效的待辦事項清單系統(tǒng)。

    在這套任務(wù)管理系統(tǒng)下，你將更輕松地按時完成最重要的工作。它將幫助你減

    輕壓力和挫敗感，并使你集中注意力，而且能夠防止在工作中分心。

    大多數(shù)人都低估了清單的重要性，低估了它可能給工作效率帶來的提升空間。在閱讀這章內(nèi)容時，我鼓勵你去“重新發(fā)現(xiàn)”清單，仔細體會在日常工作進程中，它有多么重要。有效的任務(wù)管理方法不僅可以幫助你推進工作流程，還可以幫你協(xié)

    調(diào)日常生活。

    現(xiàn)在就讓我們開始吧!第1步：從任務(wù)中分離出當前任務(wù)

    在第4章第10小節(jié)中，我們談到戴維·艾倫的GTD法的優(yōu)勢之一是它使用了多個清

    單。它主張使用兩份清單：一份是“下一步行動”清單，另一份是“以后再說”清

    單。

    我們可以改進這種做法來進一步提升工作的效率和價值。

    首先，使用“當前任務(wù)”(current task)清單來決定如何分配每天的時間和

    注意力。此清單記錄的必須是當天要完成的待辦事項。

    其次，使用“未來任務(wù)”(future task)清單來跟蹤需要你關(guān)注的所有項

    目。在工作時間內(nèi)，你不會使用此清單，但在一天結(jié)束時，你可以參考它來創(chuàng)建第

    二天的清單。

    將當前任務(wù)與未來任務(wù)分離的這一簡單步驟至關(guān)重要。它可以幫助你實現(xiàn)顯著

    的跨越——從被大量任務(wù)(包含不同優(yōu)先級和最后期限)壓到不堪重負轉(zhuǎn)變?yōu)槟軌?br/>
    按時完成高價值工作。

    許多人依據(jù)單一、內(nèi)容龐雜的清單處理工作，這些清單則會隨著新項目的添加

    而逐漸變長。這樣下來常常會讓人陷入沮喪之中，因為任務(wù)似乎看不到盡頭。那些

    以這種方式工作的人從來沒有設(shè)法完成過他們的清單，所以他們總會覺得工作毫無

    進展。

    分離當前任務(wù)和未來任務(wù)則繞開了這種感覺：大量的未來任務(wù)被剝離出來，因

    為你本就沒有必要在當前一天的工作時間內(nèi)注意它們。作為替代，當前任務(wù)清單將

    成為你的關(guān)注焦點。它的范圍有限——只攜帶那天要完成的物品——這將減輕你的

    壓力并消除強烈的焦慮感。

    與GTD中使用的“下一步行動”清單相比，這里提到的“當前任務(wù)”清單略有不

    同。GTD所用的“下一步行動”清單不會將你的注意力限制在當天。正如GTD的創(chuàng)建

    者戴維·艾倫指出的那樣，它旨在列出“下一個需要參與的有形活動，使之離最終完

    成更進一步”。因此，“下一步行動”清單可能仍然有好幾頁。這個區(qū)別很重要。你會發(fā)現(xiàn)，完成每日清單是可實現(xiàn)的，它將激勵你不斷把任

    務(wù)從清單中刪除，直到工作一天之后清空所有任務(wù)。你會感到度過的一天是成功且

    高效的。

    你將不斷體驗到完成任務(wù)后的積極情緒反饋。第2步：根據(jù)期望的結(jié)果確定任務(wù)

    我們努力的唯一理由是，這樣做會讓某個目標更可能實現(xiàn)。例如，很少有人在

    空閑時間學(xué)習(xí)微積分。大多數(shù)人這樣做是為了完成學(xué)業(yè)、準備考試或拓展技能。

    同樣，很少有人清理屋頂?shù)挠晁�槽以獲得樂趣——他們這樣做只是為了防止雨

    水損壞屋頂。

    我們會采取行動以產(chǎn)生具體成果。否則，為什么我們會花時間和精力去做這些

    枯燥的事，而不去尋找更有樂趣的事情(例如，刷我們最喜歡的電視劇)？

    在運用待辦事項清單的時候，讓我們想想“內(nèi)在動機”會帶來什么影響。你長

    久沒有完成某項任務(wù)(甚至沒有任何一點進展)，是不是因為任務(wù)對你來說不重

    要？更可能的情形是，這項任務(wù)沒有被附加到你想要實現(xiàn)的特定目標中。

    完成每日清單的最簡單方法是為清單上的每個項目指定“原因”。你要知道該

    項目存在于清單中的原因，確定為什么要完成它，然后在任務(wù)旁邊寫下原因。

    例如，假設(shè)你的待辦事項清單中包含“給父母打電話”這一項目。你可能給他

    們打電話只是想問問他們最近過得怎么樣。或者，你可能想請他們一起吃飯或問問

    他們與家里有關(guān)的一些事。

    關(guān)鍵是，給父母打電話是為了實現(xiàn)某個特定的目標。請寫下那個目標或你期望

    的結(jié)果。如果你認識到任務(wù)存在的原因，將更有可能完成它。

    僅僅在腦子里記住要做某件事的原因是不夠的，你必須寫下來，這樣做會使任

    務(wù)具體化。寫下來的理由比在腦子里忽隱忽現(xiàn)的理由更可靠。

    當你將任務(wù)與特定結(jié)果聯(lián)系到一起時，會感到更有必要完成這項任務(wù)。采取行

    動將意味著你希望實現(xiàn)自己的目標(而它對你來說是重要的)。

    這是有效待辦事項清單的特征之一。第3步：將項目分解為單個任務(wù)

    你可能聽過這個笑話：如何把大象放進冰箱？答案是分三步：打開冰箱、放入

    大象、關(guān)上冰箱。

    它說明了與任務(wù)管理相關(guān)的重要概念。完成任何項目的方法都是先將其分解為

    各個組成任務(wù)。完成了項目所需的各項子任務(wù)，這個項目自然就向前推進了。

    你可能在直覺上已經(jīng)知道了這一點，但問題是，如何將該原則應(yīng)用在自己的日

    常清單中？

    當我們面對一個大型項目時，我們很難知道從哪里開始。因此，我們更容易分

    心。當我們?nèi)狈Ψ较蚝蛣恿�時，我們很難專注于某個領(lǐng)域并去努力，這時分心自然

    就占了主導(dǎo)地位。

    這就是許多待辦任務(wù)在一天結(jié)束時仍未完成的原因。它們是真正意義上

    的“大”項目。它們的范圍太大，看起來會壓垮我們，這就導(dǎo)致了我們的持續(xù)拖

    延。我們最終會將它們放到第二天的待辦清單中，讓它們繼續(xù)擾亂我們的思緒。

    如果我們不花時間將項目分解為更小、更易于管理的部分，那么這種“驅(qū)動力

    喪失”將日復(fù)一日地上演。

    我們來看一個例子。

    假設(shè)主清單中的一個項目是“打掃房屋”。這個項目可能需要數(shù)小時才能完

    成。作為單個項目列出，它的難度是巨大的，我們很難知道從哪里開始。

    因此，讓我們將項目細分為較小的任務(wù)。每項任務(wù)都有重點，并且可以在更短

    的時間內(nèi)完成。下面的清單是一個簡易的版本。

    ·洗碗

    ·清潔廚房臺面

    ·用拖把清理廚房地板·清理樓下的浴室

    ·清理樓上的浴室

    ·吸地板的塵土

    ·打掃其他地方的灰塵

    請注意，上述每項任務(wù)都是可操作的。而且重要的是，任務(wù)之間也是相互獨立

    的，你無須按任何特定順序處理它們。

    這使你可以靈活安排完成任務(wù)的時間，而不是留出4個小時來“打掃房屋”。你

    可以留出10分鐘洗碗，15分鐘用拖把清理廚房地板，30分鐘清潔樓下的浴室。

    將項目分解為更小的任務(wù)，使它們看起來更可行。它還允許你根據(jù)優(yōu)先級和價

    值將有限的時間和注意力集中在特定任務(wù)上。例如，洗碗可能是一項高優(yōu)先級的任

    務(wù)，需要你立即關(guān)注。同時，吸地板的塵土推遲到明天也沒有問題。

    分解任務(wù)是很重要的。

    你應(yīng)該確保清單中僅有可操作的任務(wù)，而不是大型項目。如果一個項目需要多

    個動作，那么這個項目自然可以(而且也應(yīng)該)被分解成小任務(wù)。把任務(wù)揉碎，你

    才能更好地關(guān)注并完成重要的工作。第4步：設(shè)定每個任務(wù)的截止日期

    我想你應(yīng)該已經(jīng)知道了截止日期的重要性：它幫助我們將時間和精力集中在重

    要任務(wù)上，同時幫助我們組織日程，還鼓勵我們采取行動。有研究結(jié)果顯示，截止

    日期可以提升我們的表現(xiàn)。

    最終，設(shè)定每項任務(wù)的截止日期提高了我們的工作效率，促使我們完成重要的

    工作。

    因此，主清單中的每項任務(wù)都應(yīng)該有一個與之相關(guān)的截止日期。這個日期不一

    定是一成不變的，它可以隨著附加任務(wù)的優(yōu)先級和緊迫性而改變。

    日期也不一定要十分精確。你的任務(wù)清單可能包含需要在未來某個時候解決的

    待辦事項，但現(xiàn)在我們可以先把它放一放。如果任務(wù)在幾個月內(nèi)未到期，則“8月中

    旬”的到期日可能就足夠了，而不一定需要是“8月14日”。

    為主清單中的每個項目附加截止日期，可以讓你更輕松地了解要為每日清單選

    擇的任務(wù)。你可以一眼就看出哪些任務(wù)明天需要你注意，哪些任務(wù)可以擱置到很久

    以后。

    話雖如此，但僅設(shè)定每項任務(wù)的截止日期是不夠的。設(shè)定截止日期的方式同樣

    重要。它會影響你的情緒、動力和專注能力。你的設(shè)定策略將決定它是否有效。

    這里有一些小提示。

    第一，確保每個截止日期都是可實現(xiàn)的。為任務(wù)設(shè)定不可能的截止日期沒有任

    何好處。這樣做只會給你帶來壓力、沮喪和挫敗感。

    第二，思考每個截止日期被這樣安排的理由。例如，假設(shè)現(xiàn)在是夏季，你的孩

    子需要進行牙科檢查。你可能希望在8月31日之前預(yù)約牙醫(yī)，以確保在孩子返回學(xué)校

    之前完成檢查。這就是你采取行動的理由，而這個理由使截止日期變得真實而有意

    義。

    如果沒有設(shè)定截止日期的具體事由(也就是說，日期是任意選擇的)，那么你采取行動的驅(qū)動力也就會減少。緊迫感需要人為制造。

    第三，給自己預(yù)留的時間應(yīng)少于你認為需要的時間。我在第3章中提到了帕金森

    定律，這個定律告訴我們：“如果留給任務(wù)的時間變得充裕，我們會主動降低工作

    效率，一直磨蹭到截止日期為止�！蔽覀儍A向于預(yù)留過多時間來完成工作。你會發(fā)

    現(xiàn)，縮小時間區(qū)間可以提高注意力，從而提高工作效率。

    你沒有理由害怕截止日期。相反，你應(yīng)該期待將它應(yīng)用于主清單的每個項目

    中。它會幫助你避免分心，并為你提供推進重要工作所需的動力、靈感和精力。第5步：將當前任務(wù)的數(shù)量限制為7個

    待辦事項清單最常見的問題之一是它們太長了。使用者從少數(shù)任務(wù)開始，最后

    總是增加到幾十個。這也難怪大部分人無法通過待辦事項清單知道自己想要做什么

    ——從如此龐大的清單中發(fā)現(xiàn)應(yīng)該做什么，幾乎是不可能的!

    這種情況也尚可理解。在任何一天中，我們都會構(gòu)思新的項目，并從中產(chǎn)生新

    的任務(wù)。

    但這并不意味著你應(yīng)該將這些任務(wù)添加到你的日常任務(wù)清單中。事實上，這樣

    做會讓自己陷入失敗之中。

    我強烈建議將每日清單中的任務(wù)數(shù)限制為7個——這是一個可管理的數(shù)字。假設(shè)

    所有任務(wù)都用不了幾個小時就能完成，那么你可以在一天結(jié)束時再瀏覽整個清單。

    我們在第4章中討論了“3+2”法和“1-3-5”法。這兩種方法都限制了每日清

    單中顯示的任務(wù)數(shù)量。兩種形式的限制都使任務(wù)管理變得更精簡。它們使清單變得

    簡短，所以你可以每天完整地過一遍任務(wù)清單，而避免了那種令人喘不過氣的失敗

    感和自我負責(zé)感。

    讓我再解釋一下“限制任務(wù)數(shù)量”可能帶來的問題。我們說到將每日清單上的

    任務(wù)限制為7個，但你可能想知道，按照這個速度，你將如何完成主清單中的數(shù)百項

    任務(wù)(而且這個數(shù)字每天都在增長)。

    “限制為7”的建議僅涉及至少需要15分鐘才能完成的任務(wù)。你會發(fā)現(xiàn)主清單上

    的許多任務(wù)都可以在一兩分鐘內(nèi)完成。以下是幾個例子。

    ·整理床鋪

    ·檢查語音信箱

    ·整理郵件

    ·開始洗衣服·預(yù)訂晚餐

    ·訂閱時事資訊

    ·給某人回電話

    ·在Wordpress博客中添加插件

    ·整理桌面

    這些是“微任務(wù)”，不屬于你的日常待辦事項清單。為什么？因為它們可能導(dǎo)

    致清單增長到幾十項任務(wù)。

    在關(guān)鍵任務(wù)之外，我建議保留一個“批處理清單”。我們將在下一章中更詳細

    地討論相關(guān)做法�，F(xiàn)在，你需要認識到的是，“整理郵件”這樣的微任務(wù)不應(yīng)該是

    日常待辦事項清單中的7項關(guān)鍵任務(wù)。第6步：按項目、類型和地點組織任務(wù)

    很多人將主清單視為什么都能裝的“任務(wù)倉庫”，想到了什么新任務(wù)都可以添

    加到清單的末端。問題是，如果你總是這樣處理待任務(wù)清單，最終會幾乎不可能完

    成。

    即使你設(shè)定了每個項目的截止日期并提供了各種類型的背景說明，清單上的任

    務(wù)也會隨著時間的推移而變成你的負擔(dān)。你會發(fā)現(xiàn)管理任務(wù)變得越來越困難，最終

    大多數(shù)任務(wù)只能在清單上沉寂。

    想象一下，如果你需要檢查20頁的待辦事項，那將是多么艱巨的任務(wù)。學(xué)會如

    何創(chuàng)建有效清單之前，我在查找特定任務(wù)和管理與之相關(guān)的項目上花費了太多時

    間。而現(xiàn)在，我不再被這種情況所困擾。我會根據(jù)各種情況組織任務(wù)：項目、類型

    和地點。我相應(yīng)地保留了多份清單(請注意，這些清單與我的日常待辦事項清單是

    分開的)。

    任務(wù)的具體說明是待辦事項清單的重要組成部分。它確定了完成項目所需的時

    間，提醒你完成它們的原因，鼓勵你專注完成根據(jù)自己目標設(shè)定的具有最高優(yōu)先級

    的任務(wù)。

    出于這些原因，我們從以下三個方面對主清單中的每項任務(wù)進行分類。

    1.項目

    2.類型

    3.地點

    我建議為每個項目、每種類型和每個地點創(chuàng)建一份單獨的清單。例如，以下項

    目將各自有一份清單(按項目分)：

    ·寫一本書

    ·廚房改造計劃·買一輛車

    以下類型的任務(wù)也應(yīng)各自有一份清單(按類型分)：

    ·分析工作

    ·創(chuàng)造性工作

    ·無意識的重復(fù)工作

    同樣，可以按照處理任務(wù)的地點分類：

    ·在辦公室

    ·在家

    ·在路上

    按項目、類型和地點對待辦事項進行分類將使你保持井井有條。它還可以幫助

    你選擇日常清單中的任務(wù)，以補充你的具體情況。

    例如，“收拾起居室”顯然是基于地點的任務(wù)——你必須在家做這件事；如果

    你計劃全天在辦公室，則不能將此項添加到每日清單中。

    某些任務(wù)可以分配到多份清單中，而且這樣做常常會有好處。

    讓我們設(shè)想有“寫一本書”這樣一個項目。這個項目最初部分的任務(wù)之一

    是“編寫第1章的初稿”，這便是按照項目分類的。但是，如果你只能在家里進行寫

    作，那么它應(yīng)該按地點分類。此外，寫作是需要精神能量的創(chuàng)造性工作。因此，按

    活動類型對其進行分類可能是有用的——等到精力水平很高時，你才在日歷上安排

    它。

    如果你在紙上創(chuàng)建待辦事項清單，將任務(wù)分配到多份清單中可能會有問題。一

    種解決方案是用顏色來“編碼”任務(wù)。

    例如，“編寫第1章的初稿”任務(wù)可以在“寫一本書”項目下找到，那么你就沒

    必要再針對項目進行顏色編碼了。但你可以使用彩色筆分配地點和活動類型：紅色可以表示“在家”，藍色可以表示“創(chuàng)造性工作”。

    當然，這是一個不完美的解決方案，更好的方法是使用在線工具，例如

    Todoist。它提供了標注和標記功能以及多種顏色，可以輕松地按多個情景組織待

    辦事項。

    另外還要提到的一點是，你可能會發(fā)現(xiàn)為高優(yōu)先級、高價值的待辦事項保留單

    獨的清單很有用。有些人將此稱為HIT(high-impact task)清單或高影響力任務(wù)

    清單。

    就個人而言，我認為HIT清單是沒必要的，因為我已經(jīng)為各清單中的每個項目分

    配優(yōu)先級，那么就無須再為高影響力項目創(chuàng)建其他清單。這會阻礙我的工作而不是

    提高效率。

    但如果你發(fā)現(xiàn)HIT清單有助于工作流程，你也可以嘗試這種做法。請記住，我們

    的目標是創(chuàng)建一個適合你的任務(wù)管理方法。第7步：“修剪”多余的任務(wù)清單

    你需要保持主清單整潔(這也是清單管理中最重要的事情之一)，比如定

    期“修剪”清單，刪除不再需要或重復(fù)的任務(wù)。否則，在你每天向清單中添加新任

    務(wù)之后，它很快就會變得難以管理。

    修剪清單可以幫助你控制它。你將能夠更輕松地識別重要項目及與其相關(guān)的任

    務(wù)。當不相關(guān)的項目被刪除或從清單中劃掉時，任務(wù)管理也就變得更簡單了。

    修剪也可以提高效率。它將主清單的內(nèi)容限制為推進你最重要工作的任務(wù)，因

    此你不會浪費寶貴的時間和精力去做非必要的工作。

    什么類型的任務(wù)應(yīng)該作為“待刪除”的備選項呢？你可以找找以下這四類項

    目。

    1.愿望

    2.含義不明確的任務(wù)

    3.瑣碎的任務(wù)

    4.承諾和決心

    愿望通常被表述為項目，而不是可操作的任務(wù)。例如，你可能希望“改造廚

    房”，也可能希望“明年夏天帶家人去考艾島(Kauai)”。愿望的表述常常過于寬

    泛，而且通常對于實現(xiàn)明確的目標沒什么幫助。因此，應(yīng)將這類任務(wù)從主清單中刪

    除(把它們移到愿望清單中吧)。

    含義不明確的任務(wù)是指缺乏細節(jié)和背景的任務(wù)。它們放在那里時，不會引起你

    注意，而你注意到它們的時候，事情就已經(jīng)變得糟糕了。

    一個例子是“給約翰打電話”。但為什么需要給約翰打電話？這樣做將如何推

    動你的工作向前發(fā)展？沒打電話會有后果嗎？如果有，后果是什么？

    如果主清單中的任務(wù)不清楚，那么請根據(jù)自己的目標重新評估任務(wù)價值——總之，它很有可能是可刪除的任務(wù)。

    再看瑣碎的任務(wù)，刪除這類任務(wù)不會對你的計劃產(chǎn)生影響。它們更像是隨機出

    現(xiàn)的事件，突然從腦海中浮出來并在遺忘前被及時記錄了下來。你的主清單會累積

    很多這類任務(wù)。主清單的用途就是從你的頭腦中提取出那些難以記憶和組織的任

    務(wù)。但是如果仔細研究，你一定會發(fā)現(xiàn)許多這樣的任務(wù)，也應(yīng)該把它們從清單中刪

    除。

    下定決心去做什么，這只是一種承諾。它與平常的待辦事項不同，因為這通常

    需要習(xí)慣的改變。例如，你可能會下定決心去“運動”“減肥”或“學(xué)習(xí)西班牙

    語”——有這樣的目標很正常，但不要將它們與可操作的任務(wù)混淆。

    請從主清單中刪除所有這類表達承諾或決心的任務(wù)，因為它們不屬于那里。相

    反，應(yīng)該把它們放在單獨的“生活方式目標”清單中，并視為獨立的項目；等到你

    準備好認真對待其中一個時，再為其創(chuàng)建單獨的清單，把項目分解為小型的、可操

    作的任務(wù)并設(shè)定截止日期。

    我們看到一份龐大而煩瑣的主清單時，常常會感到挫敗。如果你允許它不受限

    制地變長，它就會慢慢削弱你的動力，侵蝕你的創(chuàng)造力。定期刪除不必要的任務(wù)，保持清單的整潔，讓清單上的任務(wù)都指向特定的目的，這種做法能讓你的清單更加

    生動。

    通過定期修剪，你能夠更輕松地識別日常待辦事項清單中的重要任務(wù)，還可以

    在無關(guān)緊要的項目上花更少時間，從而大大提高工作效率。第8步：估算完成每項任務(wù)所需的時間

    你應(yīng)該清楚主清單上的每個待辦事項需要多長時間才能完成。你可以以此為依

    據(jù)，為每日清單選擇對應(yīng)的任務(wù)，規(guī)劃每日時間。如果你能清楚地估算完成每項任

    務(wù)所需的時間，就可以創(chuàng)建近乎完美的待辦事項清單，從而避免讓自己背負著需要

    延續(xù)到第二天的任務(wù)。

    大多數(shù)人忽視了“估算”這一步，而這對于任務(wù)管理來說無疑是最具破壞力

    的。這一步?jīng)Q定了我們能夠完成待辦事項清單，還是在一天結(jié)束時發(fā)現(xiàn)被無邊無際

    的任務(wù)吞沒而陷入沮喪。

    為了估算完成任務(wù)所需的時間，你必須知道執(zhí)行這項任務(wù)需要用到什么，通常

    包括使用的工具、需要的信息和來自其他人的不確定因素。

    假設(shè)清單中的任務(wù)之一是“為老板做出應(yīng)收賬款報告”。為了完成報告，你可

    能需要從公司的銷售部門獲得數(shù)據(jù)，也可能還需要參考上周的應(yīng)收賬款和現(xiàn)金流量

    表。你需要多長時間才能獲得必要的信息和資源？你在估算完成任務(wù)所需的時間時

    需要考慮這些因素。

    具體應(yīng)該怎么做呢？

    你應(yīng)該檢查主清單并確定每個項目的估算時間。需要15分鐘還是3個小時？無論

    多少時間，都請在任務(wù)旁記下估算值。

    你需要抵制“能力高估”的誘惑。我們應(yīng)該注意到這樣一種傾向，就是我們往

    往對完成工作的能力估計得過于樂觀，而低估了需要消耗的時間。

    根據(jù)你需要的資源(包括來自其他人的不確定因素)以及你可能遇到的挑戰(zhàn)，提出實際估算。

    如果你熟悉該任務(wù)、了解所需的資源以及完成該任務(wù)所需的時間，通常就能確

    定合理、準確的估算值；如果你不熟悉該任務(wù)，那么請與過去參與其中的人聊聊，詢問別人通常需要花費多少時間。當你確定主清單中待辦事項的預(yù)估時間時，你將面臨一個有趣的難題：我在上

    面指出，我們傾向于樂觀估計，從而低估完成任務(wù)所需的時間，但同時我們也傾向

    于給自己太多時間來完成任務(wù)。

    以修剪草坪為例，假設(shè)真實的完成時間是45分鐘。在樂觀的情況下，我們說服

    自己，可以在30分鐘內(nèi)完成這項工作。但因為沒有緊迫感，我們會給自己留出1.5個

    小時。

    這種“寬大處理”是危險的，因為它會損害我們的工作效率。回想一下帕金森

    定律：“我們會降低效率以拖延時間�！彪m然你可以在45分鐘內(nèi)修剪完草坪，但如

    果你允許自己花很多時間，你就真的需要用1.5個小時。

    在為待辦事項分配預(yù)估時間時，請牢記帕金森定律，它會幫助你減少完成任務(wù)

    的時間。你將能做更多的事，并有更多的空閑時間來追求其他興趣。第9步：使用主動動詞引導(dǎo)每項任務(wù)

    有時候，你需要的只是恰到好處的詞語來刺激行動。動詞有這種力量：把動詞

    放在待辦任務(wù)的前面時，你更可能完成這些任務(wù)。

    當你使用動詞表達時，任務(wù)就會立刻生效。動詞能將清單中的文字變?yōu)榭刹僮?br/>
    的任務(wù)；它能觸發(fā)大腦中某個部分，促使我們專注于完成任務(wù)。

    我們來看幾個例子。以下是缺乏動詞的任務(wù)。

    ·衣服

    ·桑德拉的生日蛋糕

    ·應(yīng)收賬款報告

    ·汽車輪胎

    ·早餐

    你應(yīng)該能體會到這樣的任務(wù)缺乏情感和動力。我們可以通過添加動詞來解決這

    個問題。

    ·開始洗衣服

    ·為桑德拉買生日蛋糕

    ·完成應(yīng)收賬款報告

    ·檢查汽車輪胎的壓力

    ·打電話預(yù)訂早餐

    要注意動詞(開始洗、買、完成、檢查和打電話)是如何告訴我們究竟該做什

    么的：沒有歧義，不必猜測任務(wù)涉及的活動類型，動詞直接定義了我們要做的具體

    事項。另外，注意動詞是如何讓我們更容易估計完成任務(wù)所需的時間的。你可能不知

    道“衣服”任務(wù)需要多長時間，但你可以在5分鐘內(nèi)“開始洗衣服”。

    當然，不是任何動詞都可以起到引導(dǎo)作用；選擇恰當?shù)膭釉~是一門藝術(shù)，關(guān)鍵

    是內(nèi)容要具體。

    例如，考慮待辦事項“聯(lián)系鮑勃詢問關(guān)于TPS的報告”。動詞“聯(lián)系”是有幫助

    的，但不精確。它可以表示以下任何一種情況。

    ·打電話給鮑勃

    ·發(fā)電子郵件給鮑勃

    ·給鮑勃發(fā)短信

    ·順便去鮑勃的辦公室

    ·將聯(lián)系人鮑勃標上星號

    選擇定義任務(wù)的精確動詞是有價值的——秘訣在于具體。你會給鮑勃打電話，還是給他發(fā)電子郵件？你會給他發(fā)短信，還是順便去他的辦公室？

    正確的動詞會激勵你采取行動；錯誤的動詞則恰恰相反，它會使你拖延，“探

    索”“計劃”和“了解”這樣的動詞就很不具體，不如“研究”“寫大綱”“打電

    話”這類動詞有效——后面這類詞對選擇會產(chǎn)生更大的影響，因為它們指明了如何

    具體行動。

    使用正確的動詞描述任務(wù)將激勵你采取行動。你不會受到干擾，也不太可能拖

    延，因為你明確知道自己需要做什么。

    而最終的結(jié)果會是怎樣的？

    你會更快地完成日常待辦事項清單，在更短的時間內(nèi)完成更多工作。第10步：注意哪些任務(wù)會受到他人的影響

    每日清單中的某些任務(wù)需要其他人的參與。例如，你可能正在開發(fā)基于團隊合

    作的項目，并且需要某些團隊成員完成特定任務(wù)，然后才能解決你負責(zé)的問題。

    即使你是獨自工作，其他人的信息對你的工作流程來說也可能至關(guān)重要。例

    如，進行應(yīng)收賬款統(tǒng)計可能需要來自銷售部門中某些人的數(shù)據(jù)，而打算召開的電話

    會議可能需要同事為你提供詳細信息。

    重要的是，你需要了解任務(wù)清單中的哪些項目需要依靠其他人的行動。戴維·艾

    倫在GTD法中提出，可以創(chuàng)建一份獨立的“等待清單”(“Waiting

    for”List)，用來記錄你等待某人采取行動的每項任務(wù)。

    就我個人而言，我認為使用“等待清單”有些多余。如果你已經(jīng)按照前面的9個

    步驟創(chuàng)建主清單、基于任務(wù)細節(jié)的清單和每日清單，那么沒有“等待清單”也是完

    全可行的。實際上，“等待清單”會使你的任務(wù)管理法過于復(fù)雜。

    我的建議是：在每條待辦事項旁邊寫一個簡短的筆記，說明你需要的信息類型

    (如電子郵件、電話、報告、電子表格等)、格式，以及你希望對方交付的日期。

    如果你未及時收到對方的意見，預(yù)計的交付日期將提示你跟進他的進度。這種

    方法將幫助你設(shè)定對他人的預(yù)期，并讓他們對所需交付的成果負責(zé)。對于那些需要

    依靠其他人行動的工作流程，這一點至關(guān)重要。

    大多數(shù)人都忽視了這一步，沒有去記錄是否需要其他方面的信息或者會受到他

    人的影響。而如果你正在完成的任務(wù)需要依靠其他人，那么缺少這方面的考慮將毀

    掉估計任務(wù)完成時間的準確性。這樣會使你最終浪費寶貴的時間等待其他人采取行

    動，而在事務(wù)安排上處于尷尬的境地。這當然會限制你完成工作的能力，嚴重影響

    工作效率。第6章 如何維護待辦事項清單系統(tǒng)

    主清單、基于任務(wù)細節(jié)的清單和每日清單合在一起，就構(gòu)成了更大的“待辦事

    項清單系統(tǒng)”。每個部分的有效性取決于該系統(tǒng)的完整性。

    如果你有一個運行良好的系統(tǒng)，那么清單將幫助你更快、更高效地完成重要工

    作。如果系統(tǒng)出現(xiàn)故障，那么你的清單可能會阻礙工作流程的正常進展，破壞你的

    時間管理能力并降低工作效率。

    在以下部分中，我將逐步向你展示如何維護有效的待辦事項清單系統(tǒng)。這些技

    巧大多基于我們前面已經(jīng)介紹過的核心概念(當然也有一些新概念)。這些內(nèi)容對于創(chuàng)建一個可確保你完成重要工作的待辦事項清單而言至關(guān)重要。技巧1：建立“微任務(wù)”批處理清單

    我在第5章的第5步中提到了使用批處理清單。批處理清單的目的是用一份清單

    單獨組織所有微任務(wù)(完成時間不到10分鐘的任務(wù))。我們的想法是：在單個工作

    時間單元內(nèi)批量解決它們。

    微任務(wù)不屬于你的日常待辦事項清單。請記住，你的每日清單中的任務(wù)數(shù)量應(yīng)

    限制為7個，這7個位置應(yīng)該留給需要更多時間完成的高價值任務(wù)(至少15分鐘)。

    微任務(wù)也不應(yīng)該保留在主清單中。因為它們最終會讓事情變得混亂，所以它們

    應(yīng)該放在單獨的批處理清單中。如果你有額外的時間，可以篩選一些任務(wù)進行處

    理；完成后，把任務(wù)從批處理清單中刪掉。

    以下是屬于單獨的批處理清單中微任務(wù)的示例。

    ·鋪床

    ·開始洗衣服

    ·發(fā)郵件給客戶

    ·記錄昨天的銷售數(shù)據(jù)

    ·把洗碗機騰出來

    ·安排與同事會面

    ·預(yù)訂晚餐

    ·檢查語音郵件

    ·把垃圾帶出去

    ·為老板提供進行中項目的最新信息

    ·回電話·整理辦公桌

    ·網(wǎng)上支付賬單

    ·更新軟件

    這些任務(wù)中的每一項都可以在幾分鐘內(nèi)完成。問題是，你在一天中零星地解決

    這些問題時，會有分心的風(fēng)險——它們可能打斷你的工作流程，破壞你的工作勢

    能，摧毀你的創(chuàng)造力。它們會誘使你進行多任務(wù)處理，而這又會帶來任務(wù)的轉(zhuǎn)換成

    本。轉(zhuǎn)換成本會對你的執(zhí)行力產(chǎn)生負面影響，并導(dǎo)致你的效率直線下降。

    解決方案就是將這些微任務(wù)批量處理。你只需要每次留出30～45分鐘，就可以

    一個接一個地專注于這些任務(wù)，而這不會分散你的重要工作。這樣每次處理微型任

    務(wù)時，你都會預(yù)留一個單獨的時間單元來集中解決。

    如果可以的話，你應(yīng)該將背景相關(guān)的任務(wù)進行批處理。例如，如果你需要回復(fù)

    多封電子郵件，請將每封電子郵件視為一個單獨的待辦事項，并在這個批處理時間

    單元內(nèi)處理所有這些電子郵件。同樣，如果你需要在家中完成幾項雜務(wù)，請將它們

    一并處理。

    集中處理相關(guān)的待辦事項可以最大限度地降低轉(zhuǎn)換成本。按照此方法，你可以

    在更短的時間內(nèi)完成更多工作，并減少在過程中犯錯誤的概率。技巧2：保持警覺，不被任務(wù)壓垮

    任何任務(wù)管理系統(tǒng)面臨的最大威脅之一就是任務(wù)變得堆山積海。

    你肯定有過類似的感受和經(jīng)歷。例如，你查看了自己的電子郵件，發(fā)現(xiàn)收件箱

    里躺著數(shù)百封郵件后不免感到氣餒；你查看了主清單，發(fā)現(xiàn)有太多缺少細節(jié)的任務(wù)

    時，會感到沮喪；你發(fā)現(xiàn)每日清單里所包含的都是模糊且不可操作的任務(wù)后，會變

    得情緒低落。

    但好消息是，你可以運用第5章介紹的步驟來消除這些問題(至少是使之最小

    化)。一個可靠的待辦事項清單系統(tǒng)將幫助你有效地管理工作負擔(dān)。

    但是，令人感到不堪重負的威脅是永遠存在的。如果這種感受在你的腦海中生

    根發(fā)芽，它將熄滅你的熱情，消除你的動力，并阻礙你的創(chuàng)造力。

    出于這些原因，你必須保持警覺，而且始終警覺。在某些情況下，多種因素的

    疊加會讓你感到工作負擔(dān)過重。例如，老板可能會讓你承擔(dān)越來越多的責(zé)任，同時

    同事會嘗試將待辦事項委托給你；配偶可能會不斷增加你的“義務(wù)清單”，而沒有

    注意到你是否有足夠強的承受能力來及時應(yīng)對。

    待辦事項清單將在這方面為你提供幫助。如果你正在按第5章講到的方法創(chuàng)建清

    單，那么你要衡量自己的能力，決定承擔(dān)新任務(wù)還是干脆把它們剔除在外。

    不要低估不堪重負的感覺帶來的消極影響。它會使你的壓力升高，讓你更容易

    受到干擾，并阻礙你完成重要的事情。技巧3：按場景定義待辦事項清單

    對于這個想法，我們已經(jīng)詳細介紹過了，但在這一章中，我還想再重復(fù)一次。

    在第5章的第6步中，我提到主清單中的每項任務(wù)都應(yīng)附有任務(wù)情景的詳細信息。例

    如，你應(yīng)指定與任務(wù)相關(guān)聯(lián)的項目、活動的類型(分析、創(chuàng)意等)，以及是否存在

    任何基于地點的約束等。

    這些細節(jié)最初可能看起來像浪費時間，但這對于維持一個平穩(wěn)運行的待辦事項

    清單系統(tǒng)而言至關(guān)重要。為主清單中的任務(wù)添加情景和具體細節(jié)，可以讓我們快速

    識別應(yīng)處理的任務(wù)。

    例如，假設(shè)你正在負責(zé)截止日期迫在眉睫的高優(yōu)先級項目，那么你應(yīng)專注于那

    些推動該項目向前發(fā)展的任務(wù)(基于項目的場景)；假設(shè)現(xiàn)在是在下午，你的精力

    不夠旺盛，那么你應(yīng)該專注于偏體力而非腦力的工作(例如數(shù)據(jù)錄入、整理桌面

    等)，而不是進行分析工作或創(chuàng)造性工作(基于活動)；假設(shè)你在辦公室里，那么

    你應(yīng)專注于那些只能在辦公室里才能完成的任務(wù)(基于地點)。

    總之，任務(wù)的場景會告知你下一步應(yīng)該做什么決定。雖然提前準備這些詳細信

    息需要時間，但這樣做可以簡化之后的決策過程——這份時間投入是值得的。

    我在前面建議你按任務(wù)的具體場景維護多份清單，但這只是一種適合我的方

    法�？赡苣阒苯犹子眠@種方法并不奏效，那這樣的話，你就需要找到適合自己的任

    務(wù)管理方法。技巧4：進行每周回顧

    每周一次的回顧至關(guān)重要。它決定了你的任務(wù)管理系統(tǒng)是會激勵你完成重要事

    情，還是鼓勵你拖延；同時也決定了你是完成了所有任務(wù)，還是讓任務(wù)都悄悄滯

    留。

    大多數(shù)人沒有定期回顧的習(xí)慣。他們認為這沒必要；對于自己的工作，他們有

    十分的把握，因此認為單獨抽空去回顧有些浪費時間。這種想法可能適合某些人。

    比如在你的主清單中如果包含的項目少于10個，那么你自然可以追蹤每件事的進度

    而不必進行每周回顧。

    但如果你有10多項任務(wù)需要跟進，同時你有具體的責(zé)任和目標，那么在沒有定

    期回顧的情況下，你的主清單將會趨于無法管理的狀況。

    想象一下，你的清單中有超過100個項目。如果沒有定期回顧，你將無法準確估

    測任務(wù)的進度，也無法只依賴大腦組織所有工作。想要跟蹤如此多的任務(wù)進程實在

    太難了。

    而這也正是進行每周回顧的意義所在。它使你有機會評估實現(xiàn)各種目標的進

    度，同時讓你有機會重新規(guī)劃任務(wù)的優(yōu)先級。

    我通常在周日晚上進行每周回顧。你也應(yīng)該選擇適合自己具體情況的時間。請

    注意，每周回顧需要你集中精力來完成。因此，你需要留出45分鐘左右的時間，并

    確保在此期間不受干擾。

    如何進行每周回顧？以下是基本步驟。

    1.收集所有的待辦事項清單。這包括你的主清單以及基于任務(wù)細節(jié)的清單。

    2.對你腦海中閃現(xiàn)的所有任務(wù)和項目進行記錄，并將它們添加到主清單中。

    3.將新項目分解為單個任務(wù)。

    4.根據(jù)情境(項目、類型和位置)分離新任務(wù)。如有必要，創(chuàng)建新的基于任務(wù)細節(jié)的清單。

    5.整理你的電子郵件收件箱，對于必要的信息進行及時回復(fù)。如果有人在郵件里

    要求你完成某項任務(wù)但該任務(wù)并不緊急，那么你就在主清單中記下這封郵件并存

    檔。存檔不是要求你立刻回復(fù)或者完成相關(guān)的任務(wù)，只是提醒你之后需要這么做。

    接下來，你就可以刪除其余無用的電子郵件了。

    6.查看主清單和基于場景的清單。刪除不再必要或不再重要的任務(wù)。

    7.注意重要且緊急的任務(wù)。將它們標記為每日清單中的待辦事項。

    8.記下你正在等待其他人反饋的任務(wù)。記下他的名字和你希望收到反饋的日期。

    這個日期會提醒你，如果到時沒有收到反饋，應(yīng)該進一步跟進。

    9.查看高價值任務(wù)的截止日期，并在必要時進行調(diào)整。

    10.為你添加到主清單和基于場景的清單中的新任務(wù)設(shè)定截止日期。

    11.查看下周的日歷。根據(jù)可用時間創(chuàng)建你的每日清單。

    看起來似乎要做很多工作。的確如此，但進行每周回顧是相當值得的，它對于

    維護一個正常運作的待辦事項清單系統(tǒng)來說不可或缺。它將確保你把有限的時間集

    中在高價值事項上，這些事項將推進你的最重要工作。技巧5：更新你的目標清單

    目標決定了你如何度過一生。它讓你清楚地了解想要實現(xiàn)的目標——無論是短

    期的目標，還是未來幾年的長期目標。

    它讓你有所擔(dān)當。當你知道想要實現(xiàn)的目標是什么時，你就會意識到自己做出

    的每一個決定都會產(chǎn)生影響，讓你更接近目標還是離目標更遠。

    目標清單(list of goods)還可以幫助你專注于重要的事情。在第5章的第2

    步中，我建議為清單中的每項任務(wù)設(shè)定一個具體目標。這樣做的目的就是給自己一

    種行動的驅(qū)動力。當你知道完成某項特定任務(wù)是為了什么，并且這一目的與你最終

    想要達成的計劃一致時，你就會變得專注，把它當作最高優(yōu)先級事件去處理。

    你應(yīng)該如何做呢？

    首先，創(chuàng)建具體的目標。大多數(shù)人的目標都是模糊的。沒有具體細節(jié)，我們就

    很難衡量這些目標的實現(xiàn)進度，目標也就無疾而終。

    讓我們看看下面的例子。

    模糊目標：盡早退休。

    具體目標：在60歲生日時退休，獲得200萬美元的流動性投資和5000美元的月

    收入。

    請注意，模糊版本幾乎無法評判你的進度。因為你尚未明確定義衡量成功的指

    標，自然無法確定目標的實現(xiàn)程度。

    與模糊目標對比起來，具體的目標則是可跟蹤的。

    其次，寫下你的目標。將目標寫下來，你才更有可能堅持。

    1979年，哈佛大學(xué)MBA課程的畢業(yè)生被問及是否寫下了自己的目標。84%的人承

    認他們沒有具體的目標；13%的人稱他們有目標，但沒有寫下來；只有3%的人寫下了

    他們的目標以及實現(xiàn)目標的計劃。1989年，采訪者對這群畢業(yè)生進行了隨訪。他們注意到兩個非同尋常的現(xiàn)象。

    第一，有目標的那13%的人比沒有目標的那84%的人掙得多；第二，寫下目標的3%的

    人收入是沒有寫下目標的97%的人的10倍。

    你可以看到將目標變?yōu)榘准埡谧值闹匾�功效�?br/>
    如果你已經(jīng)創(chuàng)建了具體的目標，并把它們寫下來了，那接下來應(yīng)該怎么做呢？

    再次就是每月回顧一次。在每個月末留出30分鐘來跟蹤你的進度并重新評估目

    標是否已經(jīng)改變。如果有改變，就更新相應(yīng)的記錄。

    待辦事項清單系統(tǒng)是由你想完成的目標驅(qū)動的。有一些目標是短期的(例如，你可能希望今年在工作中獲得晉升)，另一些目標則是長期的(例如，到60歲退休

    時有200萬美元的流動性投資)。

    你應(yīng)該每個月查看并更新目標，這樣做有助于保持待辦事項清單系統(tǒng)順利運

    行。技巧6：避免在方法論上猶豫不決

    如果你有興趣提高工作效率，而且樂于嘗試各種方法來更好地管理時間，“在

    方法論上猶豫不決”這種情況很常見。我們在前面已經(jīng)討論了10種最常用的待辦事

    項清單法；如果我們把視野放得更寬，去學(xué)習(xí)更多與時間管理相關(guān)的知識時，會遇

    見番茄工作法、時間盒、富蘭克林-柯維(Franklin-Covey)、簡易做(Zen To

    Done)等不同的方法。

    嘗試不同的方法很重要。這是確定哪些方法能與你的工作方式相輔相成的唯一

    路徑，也是發(fā)現(xiàn)可以把哪些新戰(zhàn)術(shù)加入已有任務(wù)系統(tǒng)的好辦法。

    這也是本書一直堅持做的：我們探索了幾種不錯的創(chuàng)建待辦事項清單的方法，著眼于發(fā)現(xiàn)它們最有價值的功能；緊接著我們再用其中一些功能來創(chuàng)建待辦事項清

    單系統(tǒng)。

    但任務(wù)管理系統(tǒng)有一個不好的方面：它很容易令人困在方法本身中。我們可能

    過分把焦點放在了方法論上——它們本來是用于管理時間和提升效率的，最后卻產(chǎn)

    生了負面影響。這也是我們在第2章中所討論的問題�？傊�，設(shè)計這些系統(tǒng)是為了讓

    我們更快地行動，而不是猶豫不決。

    使用任何任務(wù)管理法(包括你的待辦事項清單系統(tǒng))的目的，都是幫助你按時

    完成恰當?shù)墓ぷ�。我們的目標是提高效率，從而使生活更輕松。

    而當你專注于方法論以至于方法論本身成為優(yōu)先事項時，你就很可能喪失了原

    本的那些目標。

    你可能認識一些符合這種描述的人。這類人會把所知道的所有時間管理法都派

    上用場；或者他使用的任務(wù)管理法非常復(fù)雜，需要耗費大量時間才能維持，這反而

    妨礙了他的工作效率(如果你想看看示例，可以在YouTube上搜索“time

    management binder systems”)。

    待辦事項清單法能夠為你提供幫助。它要幫你完成重要的事情，使你更接近目

    標，而不是掌控你的生活。不要因為忘記了任務(wù)管理法本身的目的而困在方法論的誤區(qū)中。隨著需求的變

    化，你也需要修改待辦事項清單系統(tǒng)的各個方面。當你發(fā)現(xiàn)更好、更有效的工作方

    式時，就更新你的管理方法。

    請記住，待辦事項清單系統(tǒng)是用來協(xié)助你的，而不是用來控制你的。技巧7：構(gòu)建適合你的系統(tǒng)

    沒有完美的待辦事項清單系統(tǒng)。在整本書中，我都在向你強調(diào)，那些對他人有

    效的方法可能并不適合你。

    有效系統(tǒng)的基本要素(例如截止日期、任務(wù)優(yōu)先級、細節(jié)信息，以及當前任務(wù)

    和未來任務(wù)的分離)具有普遍價值，相比起來，其他方面則不那么重要。你可以修

    改或替換那些不重要的內(nèi)容。

    事實上，如果修改或者替換某些部分可以提高你完成工作的能力，你就應(yīng)該這

    樣做。

    寫作本書的目的不是束縛你在某個系統(tǒng)下工作，而是幫助你創(chuàng)建一個適合自己

    的系統(tǒng)。

    讓我們再想想已經(jīng)學(xué)到了什么吧……

    我們討論了現(xiàn)如今最常用的待辦事項清單，并強調(diào)了它們最有效的功能。我們

    還介紹了有效清單的基礎(chǔ)知識，這些知識對于創(chuàng)建成功的系統(tǒng)來說至關(guān)重要。我們

    現(xiàn)在正在討論的是：為了保證你的系統(tǒng)長期運行順暢，應(yīng)該添加哪些核心功能。

    所有涵蓋的概念都圍繞一個目標：幫你創(chuàng)建專屬的待辦事項清單系統(tǒng)，也就是

    一種最適合自己工作的方法。可能你最終設(shè)計的方法和我使用的截然不同，這也完

    全沒有問題，因為每個人的情況、工作流程、偏好和傾向都是不同的，所以各自的

    待辦事項清單系統(tǒng)自然有所不同。

    值得重復(fù)提到的是，第5章中介紹的各方法的基本結(jié)構(gòu)是相同的，它們對于創(chuàng)建

    有效的待辦事項系統(tǒng)來說至關(guān)重要。在具體應(yīng)用上，你可以自由發(fā)揮。

    重點是，最終制定的方法應(yīng)該依照你的工作流程和環(huán)境而定。技巧8：保持一致

    只有當你在工作中使用的基本原理與本書介紹的一致時，你的待辦事項清單系

    統(tǒng)才會有效。一致性是所做努力最終取得成功的關(guān)鍵，在維護任務(wù)管理系統(tǒng)這件事

    上也不例外。

    了解如何創(chuàng)建有效清單是一回事，每天按照那些基本原理行動是另一回事。后

    者決定了你的操作系統(tǒng)是平穩(wěn)運行還是給你制造了堆積如山的任務(wù)。

    而在具體執(zhí)行上，我們面臨雙重挑戰(zhàn)。第一個挑戰(zhàn)是，保持一致性需要你改變

    習(xí)慣。制訂計劃和規(guī)則時，我們大多數(shù)人傾向于保留過度的自由。我們需要養(yǎng)成定

    期采取行動的習(xí)慣，而這并不是一下子就能適應(yīng)過來的。

    第二個挑戰(zhàn)則是，一兩天的懈怠可能會產(chǎn)生雪球效應(yīng)。一旦你跳過某一天的任

    務(wù)，就更容易跳過接下來的每一天。

    你很容易從過去的經(jīng)驗中印證雪球效應(yīng)。比如你一旦推遲一件不愉快的事(例

    如去看牙醫(yī))，就會不斷拖延，而且習(xí)以為常。如果你未能堅持應(yīng)用本書中說明的

    步驟和提示，最終也會出現(xiàn)同樣的狀況。

    如果你在保持一致性方面存在困難，我建議你使用“杰瑞·宋飛(Jerry

    Seinfeld)策略”。以下是它的工作原理。

    首先，了解創(chuàng)建有效待辦事項清單系統(tǒng)的10個步驟(這些步驟在第5章中有詳細

    說明)。

    其次，你需要記住確保系統(tǒng)長期平穩(wěn)運行的8個技巧(這8個技巧可在本章中看

    到)。

    再次，購買一份可以在一張紙上顯示全年日期的掛歷和一支紅筆。

    最后，將你學(xué)到的技巧應(yīng)用到主清單、基于場景的清單和每日清單中。這樣成

    功完成一天的任務(wù)時，你就用紅筆在日歷上給這一天畫個“X”。宋飛在喜劇俱樂部巡回演出時使用了這種策略。他每天都會寫笑話，只要寫了

    笑話就在日歷上畫一個“X”。紅色的“X”最終形成了一條長鏈，而他不想這條長

    鏈被某一天自己的懶惰中斷。宋飛認為這種策略鼓勵他一以貫之地寫作，最終幫助

    他成為一名專業(yè)的喜劇演員。

    在你養(yǎng)成一致的習(xí)慣之前，可以試試宋飛的方法。我在鍛煉身體時就用了這種

    方法來記錄。它很有效，我相信用它來維護你的待辦事項清單系統(tǒng)也會有類似功

    效。從“高效”軌道上掉下來怎么辦

    在前面的章節(jié)里我們提到，如果你希望任務(wù)管理系統(tǒng)有效，就必須在行動上與

    清單保持一致。堅持一天不難，但日復(fù)一日地堅持幾十年就很難了�！熬妥屖虑榉�

    那里吧”的想法讓人無法抗拒。

    不幸的是，擱置事情很快就會導(dǎo)致螺旋式的崩潰。很快，你的任務(wù)管理系統(tǒng)就

    會徹底失效，而你早已被數(shù)不清的任務(wù)壓得喘不過氣。

    這種情況比你預(yù)想的還要常見。許多人從“高效”的軌道上掉下來，他們的任

    務(wù)管理系統(tǒng)無法繼續(xù)運行，同時也造成了相當大的損失。

    為什么會出現(xiàn)這種情況？這是因為任何效率提升的方法，無論是關(guān)于任務(wù)管理

    的還是關(guān)于工作流程的，本質(zhì)上都要培養(yǎng)一系列的行為。保持系統(tǒng)順利運行一方面

    需要養(yǎng)成新的習(xí)慣并持續(xù)地遵從，另一方面也需要有復(fù)原力且守規(guī)則。

    努力讓待辦事項清單系統(tǒng)順利運行時，你會面臨諸多障礙，甚至想要放棄。這

    是可以理解的。用好習(xí)慣取代壞習(xí)慣本就是一項艱巨的工作。

    關(guān)鍵在于，在摔倒之后你選擇了做什么事情。

    有些人直接放棄了。他們認為維護待辦事項清單系統(tǒng)太難了，他們的失敗就是

    明證。他們抱著甘于失敗的態(tài)度，任由任務(wù)管理系統(tǒng)崩潰而屈服于失敗的結(jié)果。

    另一些人則不同。他們承認完美的待辦事項清單系統(tǒng)只是白日夢。他們也預(yù)料

    到了偶爾會出現(xiàn)的挫敗。然而，他們沒有放棄，而是與自己和解并回到已被證明是

    正確的軌道上。

    我鼓勵你采取后一種方法。不管什么時候摔倒，都不要否定自己；自我內(nèi)疚沒

    有價值。相反，你應(yīng)該抖去身上的泥土重新站起來，與自己和解。

    接下來，你應(yīng)該思考摔倒的原因。你的待辦事項清單系統(tǒng)的某些方面是否缺乏

    明確性？是你缺乏精力導(dǎo)致沒能進行每周回顧嗎？你是否在有限的時間里嘗試了過

    多的任務(wù)？一旦知道了摔倒的原因，你就可以進行更改以糾正潛在的問題了。

    適當設(shè)計和堅持使用的待辦事項清單系統(tǒng)將提高你的工作效率和生活質(zhì)量。你

    的壓力感會更小，能享受更多的空閑時間并且有更多的機會和自己喜歡的人待在一

    起。你還能擁有更多的自由來追求個人興趣。

    但重要的是，你需要意識到將會面臨的挑戰(zhàn)。面對這些挑戰(zhàn)時你的態(tài)度，將決

    定你的系統(tǒng)能否長期發(fā)揮作用。第7章 計算機還是紙和筆：你應(yīng)該哪種工具創(chuàng)建清單

    關(guān)于計算機還是紙和筆的辯論似乎永遠不會結(jié)束。

    你是應(yīng)該使用數(shù)字工具來創(chuàng)建和整理待辦事項清單，還是僅使用簡單的紙和

    筆？

    事實是，這個問題沒有普遍正確的答案。兩種方法各有利弊。本節(jié)將介紹雙方

    的案例，因此你可以選擇適合自己的方式。使用紙和筆的情況

    紙和筆聽起來就沒有吸引力，但數(shù)百萬人的經(jīng)驗證實了這種最簡單工具十分有

    效。事實上，很多場景都適合用紙和筆創(chuàng)建待辦事項清單。

    第一，我們通常需要寫下在腦海中儲存的某項任務(wù)。我們記住了它，也更傾向

    于立刻采取行動。相比起來，在筆記本電腦或手機上鍵入文字，效果就會弱很多

    ——這是我建議把目標寫下來的原因之一(參見第6章)。

    第二，記事本可以和你的隨手筆記無縫銜接。它非常適合線性結(jié)構(gòu)(典型待辦

    事項清單的格式)，當然同樣可以處理思維導(dǎo)圖和其他筆記樣式。

    第三，你可以避免擔(dān)心軟件使用時出現(xiàn)的各種問題。你很可能已經(jīng)使用了許多

    應(yīng)用程序，每天都在使用從文字處理程序到電子表格的各式各樣軟件。任何軟件都

    可能出現(xiàn)故障，中斷你的工作流程并破壞你的動力。

    這是依賴軟件的缺點。

    值得注意的是，使用基于云的應(yīng)用程序并不能保證全天候訪問。如果服務(wù)器出

    現(xiàn)故障、被黑，或者你無法使用筆記本電腦或手機，又會如何影響你的工作進程

    呢？

    當你使用紙和筆來維護待辦事項清單時，這些問題就不會再出現(xiàn)了。

    第四，記事本易于攜帶。你可以隨身攜帶，想到待辦事項時隨時記下來。相比

    而言，數(shù)字工具的維護成本更高。例如，如果你需要在筆記本電腦上跟蹤任務(wù)進

    度，那么每當你想到一個新項目時，就必須打開電腦，點開任務(wù)管理軟件(如果應(yīng)

    用在云端，則需要打開網(wǎng)站)并輸入內(nèi)容(就算是用手機也并不會方便到哪里

    去)。

    第五，沒有什么能提供比使用筆來記錄待辦事項更完美的觸覺體驗了。點擊軟

    件圖標或手機上的App不會給你同樣的感覺，通常體驗并不令人滿意。

    下面讓我們轉(zhuǎn)換視角，看看又有哪些理由讓我們選擇使用數(shù)字化工具來創(chuàng)建和維護待辦事項清單吧。在線存儲待辦事項清單的情況

    對于那些希望在線維護任務(wù)管理系統(tǒng)的人來說，數(shù)字化的解決方案比比皆是。

    從Todoist、印象筆記(Evernote)、Trello到Asana，用于創(chuàng)建和管理待辦事項

    清單的應(yīng)用程序各式各樣、五花八門，每年市面上都會推出更多的應(yīng)用程序。

    在上一節(jié)中，我強調(diào)了使用紙質(zhì)待辦事項清單的五個理由。在這里，我將給出

    五個使用數(shù)字化工具的理由。請記住，最適合自己的方法就是正確的方法。

    采用數(shù)字化的第一個理由是現(xiàn)今的應(yīng)用程序使得按任務(wù)情景來組織任務(wù)清單變

    得非常容易�；貞浺幌略诘�5章中我們講到的建立按項目、類型和地點組織的多份清

    單；你可能還有其他更多任務(wù)場景的清單。使用像Todoist這樣的工具來組織和維

    護它們比在紙上操作更簡單。

    第二，你可以輕松地把待辦事項從一份清單移動到另一份清單中。如果你需要

    重新對任務(wù)進行分類或更改附加到任務(wù)的詳細信息，這類功能非常有用。

    第三，許多在線應(yīng)用程序(如Todoist)允許你根據(jù)日期和時間設(shè)置鬧鈴和提

    醒。想想看，如果你持有的是一個包含200個項目的主清單，每個項目都有截止日

    期；在線應(yīng)用程序會提醒你即將到期的項目，以便你可以相應(yīng)地優(yōu)先在每日清單中

    處理該項目。紙質(zhì)清單幾乎不可能幫你做到這一點。

    第四，你可以在嵌套的結(jié)構(gòu)中組織項目和任務(wù)。這可以大大提升任務(wù)的可視化

    程度——你有機會總覽整個大型項目包含的任務(wù)，并監(jiān)控完成這些任務(wù)的進度。

    第五，Todoist等工具可以幫你把待辦事項清單與日歷整合到一起。這項功能

    很有意義的地方在于，日歷顯示著你的可用時間。在Todoist中創(chuàng)建清單后，你可

    以將它們同步到你選擇的日歷工具(例如Google日歷)中。另外，與某些日歷的整

    合依賴于第三方工具，例如Zapier和IFTTT。這些工具都簡單易用。

    那么究竟是基于紙和筆創(chuàng)立清單，還是在線創(chuàng)建和維護你的清單呢？答案取決

    于你的工作方式。有些人用紙和筆可以做到十分高效。就個人而言，我更喜歡使用

    Todoist：它易于使用、免費(高級賬戶每年不到30美元)，并且可以在全平臺使用(你可以在筆記本電腦、蘋果或安卓設(shè)備上使用)。

    如果你覺得紙質(zhì)系統(tǒng)不能滿足你的需求，我強烈推薦Todoist，它非常適合個

    人使用。如果你要用于管理項目和團隊，那么可以嘗試Trello(它像Todoist一樣

    有很多有用的功能。如有需要的話，你可以升級到高級賬戶)。第8章 如何將日歷整合到待辦事項清單中

    在效率提升上，待辦事項清單和按日歷安排任務(wù)經(jīng)常被對立起來。哪種方式更

    好？兩種工具都有堅定的擁護者和耿直的批評者。

    事實是，這兩種工具并不應(yīng)該是互斥的，最佳方法是把你的待辦事項清單和日

    歷組合到一起，這樣才能使你的產(chǎn)出最大化。

    我在上一節(jié)中提到過，你的日歷規(guī)定了你的可用時間，它告訴你有多少時間可

    以處理待辦事項。如果你只有3個小時可用，那么創(chuàng)建一份需要5個小時才能完成的

    待辦事項清單是沒有用的。這樣做會讓自己失敗，進而導(dǎo)致失望、壓力和沮喪。有一種簡單的方法可以避免這種結(jié)果：同步你的日歷和待辦事項清單。讓日歷

    告知你做出有關(guān)待辦事項的決定所需的信息。

    這里有一種簡單的方法。

    1.在一天結(jié)束時，查看第二天的日歷，以確定你何時參加會議、電話會議或其

    他不可用時間。

    2.預(yù)估你可以分配給待辦事項的時間(別忘了留出午飯和休息時間)。此外，為可能出現(xiàn)的意外預(yù)留一部分時間(例如，你的老板和同事可能突然需要你的協(xié)

    助)。

    3.創(chuàng)建第二天的待辦事項清單。你應(yīng)該對每項任務(wù)所花費的時間有一個較好的

    估計(回想一下第5章中的第8步)，然后根據(jù)自己的可用時間創(chuàng)建待辦事項清單。

    4.把一天想象成一系列30分鐘的時間塊。1小時的會議將需要2個時間塊，2小

    時的電話會議需要4個時間塊，依此類推。在安排任務(wù)的時候，應(yīng)在日歷上把這些時

    段標記為不可用。

    5.在可用的時間區(qū)間內(nèi)，具體安排待辦事項究竟放在哪個時間段。

    假設(shè)以下是你明天的日程安排。

    ·8：00～9：00——與老板會面

    ·10：30～中午——與銷售團隊開電話會議

    ·中午～13：00——午餐

    ·15：00～15：30——部門會議

    上述時間表顯示了你可以通過待辦事項清單安排的工作時間段：

    ·9：00～10：30

    ·13：00～15：00·15：30～17：00

    總共可用時間是5.5個小時：留下45分鐘用于休息和應(yīng)對突發(fā)情況，你剩下的時

    間有4個小時45分鐘。接下來，你再根據(jù)4個小時45分鐘的可用時間為明天創(chuàng)建一份

    可實現(xiàn)的待辦事項清單。

    總而言之，待辦事項清單是你希望在特定日期內(nèi)完成的內(nèi)容，日歷確定的則是

    這樣的安排是否可行。在我看來，使用一種工具而排斥另一種工具是錯誤的。你應(yīng)

    該做的是把它們結(jié)合起來，有效地管理自己的時間并設(shè)定合理、現(xiàn)實的日常目標。第9章 什么是“已完成清單”(以及你需要保留它嗎)

    從長期來看，保持高效努力最常見的挑戰(zhàn)是缺乏動力。你一定有過這種感覺：

    整日忙東忙西，一天結(jié)束后卻忍不住回想：“這一天的時間都花到哪里去了？”

    每個人都有過這樣的感受，有許多人經(jīng)常會有這種感受。這種感受帶來的結(jié)果

    可想而知：高價值的重要任務(wù)并沒有完成，隨之而來的是沮喪、內(nèi)疚和巨大的心理

    負擔(dān)。

    “已完成清單”就是想要解決這樣的問題。它記錄的是你在一天中完成的所有任務(wù)。當你看到任務(wù)完成時，你會受到鼓舞而去完成更多任務(wù)。已完成清單使你恢

    復(fù)活力，為你提供了前進所需的動力。

    可問題是，已完成清單有用嗎？它是否真的能激勵你采取行動？

    這個問題取決于你的需要。如果你需要驅(qū)動力來完成任務(wù)，已完成清單可以當

    作一個不錯的辦法。已完成清單將突出顯示你在白天的成就，令你能回想起做過的

    工作。相比之下，運用待辦事項清單工作時，你通常在完成任務(wù)后就將其直接刪

    去，而這樣很容易忽略你實際上完成了多少工作。

    另外，如果你不需要驅(qū)動力才能完成任務(wù)，那么可能就用不上已完成清單。實

    際上，它甚至可能會損害你的工作效率，因為你需要另外再管理一份清單，這就不

    必要地打亂了自己的待辦事項清單系統(tǒng)。

    如果不確定已完成清單是否可以幫助你完成任務(wù)，我建議你進行試驗。你可以

    試驗兩周已完成清單，并記錄它對你的影響。如果你發(fā)現(xiàn)它對你的效率提升有積極

    影響，那就繼續(xù)使用它，否則就放棄這種方法。請記住，本書的目的是創(chuàng)建一個適

    合你的待辦事項清單系統(tǒng)。

    在下一節(jié)中，我將解釋如何創(chuàng)建已完成清單，你一定一學(xué)就會。如何創(chuàng)建已完成清單

    先要知道的是，已完成清單不應(yīng)取代待辦事項清單(我之所以提到這一點，是

    因為許多使用已完成清單的人都建議你完全放棄待辦事項清單)。

    我完全不同意這個觀點。

    在我看來，對于組織任務(wù)和項目以及完成任務(wù)來說，有效的待辦事項清單系統(tǒng)

    是非常有用的。已完成清單不可能取代任務(wù)管理策略，因為它不夠靈活。

    它可以作為你的待辦事項清單系統(tǒng)中一個有用的部分，來讓你看到自己的日常

    成就。那究竟應(yīng)該怎么做呢？

    首先，記下你在一天中完成的每項任務(wù)。任務(wù)的大小無關(guān)緊要，也不需要排出

    優(yōu)先級。你是否提交了老板上周安排給你的報告？寫下來。你是否已經(jīng)安排了與經(jīng)

    理會面？也寫下來。你是否跟進了潛在客戶關(guān)于你對新項目的投標？如果是這樣，請也將其放在已完成清單中!

    其次，每天正式工作之后，請查看你的已完成清單。把注意力放在你已經(jīng)完成

    了多少任務(wù)上。你可以花點時間欣賞你的辛勤工作，相當于輕拍自己后背給自己打

    氣。

    最后，第二天早上，在你處理新一天的待辦事項清單之前，先看一下昨天完成

    的清單。再次注意你完成了多少任務(wù)。讓它作為動力，能使你當天的工作同樣富有

    成效。

    關(guān)于已完成清單，你需要做的就是這些。

    正如前面所提到的，如果激勵性刺激會促使你更有效地工作，那么請嘗試使用

    已完成清單。你可能會發(fā)現(xiàn)它為你的工作流程增加了重要價值。只是不要讓它取代

    你的待辦事項清單系統(tǒng)。第10章 關(guān)于有效待辦事項清單的一點看法

    我在本書中已多次提到，但仍然值得再次重復(fù)：使用待辦事項清單系統(tǒng)時應(yīng)該

    考慮你自己的工作流程，它應(yīng)該是適合你完成任務(wù)的方法。

    我已經(jīng)在本書中向你介紹了基本原理，也強調(diào)某些重要特征和功能應(yīng)該成為你

    系統(tǒng)的一部分。

    但最終，你應(yīng)該根據(jù)自己的工作方式來制定任務(wù)管理策略。另一個值得再次重申的觀點是：使用清單(不管是主清單還是每日清單)的目

    的并不是確保你完成所有工作。相反，使用它的目的是確保你將有限的時間和精力

    集中在最重要的工作上。

    請記住，提高工作效率不是為了讓自己忙碌，而是根據(jù)短期目標和長期目標去

    做該做的事情。

    在本書中，我已經(jīng)和你分享了待辦事項清單最大的優(yōu)點之一是：它可以讓你把

    在頭腦中飄蕩著的任務(wù)都記錄下來。你可以將所有內(nèi)容轉(zhuǎn)儲到紙上或Todoist等在

    線程序中；接著你可以按所含任務(wù)的場景、截止日期和其他詳細信息對項目進行分

    類。這可以確保我們總是聚焦于重要的工作，同時也能防止優(yōu)先級較低的項目被徹

    底遺忘。

    最后，一旦你創(chuàng)建了一套任務(wù)管理系統(tǒng)，最重要的事就是始終如一地堅持創(chuàng)建

    和維護清單的基本原則，日復(fù)一日而不間斷。保持一致性和不斷堅持才是保持引擎

    運轉(zhuǎn)的燃料。

    你今天一定有很多事要做(更不用說明天、下周、下個月了)，而你不可能記

    住所有這些，也不可能光憑大腦有效地組織它們。

    那么解決方案就是創(chuàng)建待辦事項清單。

    你現(xiàn)在已經(jīng)有了足夠多的工具和方法來創(chuàng)建有效的待辦事項清單，同時領(lǐng)悟到

    了在整個大的任務(wù)管理系統(tǒng)中，它們是如何協(xié)調(diào)運作的。那么從現(xiàn)在開始創(chuàng)建你的

    待辦事項清單，收獲生活中那些彌足珍貴的東西吧!譯后記

    如果有一個評選大賽，要選出這個世界上被嚴重浪費的事物，那冠軍非時間莫

    屬。

    時間的重要性不必多言，但能用好時間的人并不多。我也在時間管理這方面困

    惑過、實踐過，到后來自己也慢慢摸索出一些方法，甚至能夠和別人分享，去做演

    講，影響更多的人。

    這本小書，我想可以作為你隨時翻閱的工作手冊，每當有困惑的時候，你可以

    從中找到時間管理的一些通用方法。

    時間管理的方法，說到底就是“你要用這一個小時干什么”的方法。一個小時

    的時間，你可以換來幾局游戲的快樂，可以換來興趣愛好的體驗，也可以換來工作

    經(jīng)驗的積累。

    人人都會說，“這一個小時要做什么”“下一個小時要做什么”，可是真正做

    下去的人少之又少。問題往往出在，我明明知道自己“應(yīng)該做什么”，卻并沒

    有“實際做什么”。時間管理的核心是如何“執(zhí)行”的方法，而不是如何“寫下待

    辦事項清單”的辦法。知道了如何寫下計劃之后，更重要的是實踐。

    實踐過程則是時間管理中最難的部分。就拿翻譯這本書為例，我并非專職從事

    翻譯工作，因此只能利用業(yè)余的閑暇時間進行翻譯。什么時候翻譯？不想做的時候

    怎么辦？當我確定“這一小時用來翻譯這本書”之后，我要如何執(zhí)行？

    為此，我不得不改變一些原有的時間安排，將時間用得更緊湊些。我需要縮減

    一些不必要的時間支出，需要把一些碎片化的時間更好地用起來�；仡^看，這樣的

    改變對我而言也意義非凡，我在翻譯本書的過程中，也將自己的時間管理方法更系

    統(tǒng)地梳理了一遍。而且因為必須完成翻譯內(nèi)容，我對時間的利用率也在提高。

    瑞·達利歐(Ray Dalio)有句名言：“改變并不只會讓你的順境變得更好，還

    會讓你的逆境變得不那么糟糕，我至今仍然在不斷學(xué)習(xí)，不斷改變，并將一直這么

    做下去，因為就算我想躲避，痛苦也會找上我�！碑斈銢Q心從“隨意安排任務(wù)”過渡到“時間管理計劃”之后，你需要把“改

    變”當成朋友。改變過去的習(xí)慣，才能創(chuàng)造新的習(xí)慣，這是我在翻譯過程中的最大

    體會。

    當然在翻譯的過程中，仍少不了遇到困難和阻礙。感謝編輯在翻譯過程中給出

    的幫助和指導(dǎo)，她的建議和精心校對才讓本書得以呈現(xiàn)在大家面前。 ......